Vorstandsreferent & Executive Assistant (m/w/d)

Einleitung

Als wachstumsorientiertes Immobilienunternehmen sind wir stets auf der Suche nach qualifizierten und motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wir bieten vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben, ein modernes Arbeitsumfeld sowie attraktive berufliche Perspektiven.

UNSERE VISION UND MISSION

• Wir sind ein etabliertes börsennotiertes Gewerbeimmobilienunternehmen in Deutschland
• Wir managen ein hochwertiges Portfolio, handeln verantwortungsbewusst und effizient
• Wir schaffen Werte
• Hierfür stellen wir uns im Interesse unserer Stakeholder den Herausforderungen der Zukunft

Aufgaben

Vorstandsreferententätigkeiten (ca. 75 % der Tätigkeit)

• Unterstützung des Vorstands bei konzep­tio­nel­len und strategischen Fragestellungen sowie bei der Vorbereitung von Entscheidungs­prozessen
• Analyse und Aufbereitung von Informationen, Daten und Kennzahlen zur Erstellung von Entschei­dungsvorlagen und Management­berichten
• Erstellung und Qualitätssicherung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Termine des Vorstands
• Strukturierung und Pflege von Dokumenten sowie Unterstützung im Dokumenten­management
• Eigenverantwortliche Bearbeitung von Sonderprojekten im Auftrag des Vorstands
• Koordination und Controlling von Projekten in unterschiedlichen Themenfeldern, insbesondere im Rahmen strategischer Initiativen und Transformationsvorhaben
• Unterstützung im Gremienmanagement, insbesondere bei der Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen und weiteren Gremienterminen
• Koordination von Zuarbeiten aus den Fach­abteilungen für Vorstandsunterlagen und Entscheidungsvorlagen

Executive Assistant Tätigkeiten (ca. 25 % der Tätigkeit)  

• Organisation und Koordination der Termine und Kalender des Vorstands
• Planung und Organisation interner und exter­ner Besprechungen sowie Videokonferenzen
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• Eigenverantwortliche Bearbeitung der Korrespondenz sowie Schnittstellenfunktion zwischen Vorstand, Führungskräften und externen Ansprechpartnern
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Erstellung von Agenden und Protokollen

Profil

Ausbildung & Erfahrung

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. als Teamassistenz, Assistant to Management, Junior Referent)
• Idealerweise erste Erfahrungen in der Immobilienwirtschaft oder im Mittelstand
• Erfahrung im Umgang mit Geschäftsführung/Vorstand von Vorteil

Fachliche Kompetenzen

• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift
• Betriebswirtschaftliches Grundverständnis und analytische Fähigkeiten

Persönliche Eigenschaften

• Organisationstalent und ausgeprägtes Zeitmanagement
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld
• Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und Dienstleistungsorientierung

Wir bieten

• Stabile Strukturen eines SDAX Unternehmens mit klarer Governance und sozialem Engagement
• Kollegiales Umfeld und kurze Wege
• Moderne, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle (38-Stunden-Woche) mit mobilem Arbeiten
• 30 Tage Urlaub zzgl. 3,5 Zusatztagen
• Zusätzliche Benefits
• Betriebliche Krankenversicherung und Gesundheitsmanagement
• Umfängliche Weiterbildungsmöglichkeiten

Weitere Informationen

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