Verwaltungsfachkraft (m/w/d) für unser Bildungszentrum, Ganderkesee (Bookholzberg)

Deine Aufgaben:

Als Verwaltungsfachkraft wirst du zum organisatorischen Herzstück unseres Bildungszentrums. Du hältst Prozesse am Laufen, sorgst für klare Strukturen und bist die zentrale Anlaufstelle für Teilnehmende, Dozent*innen und die Kreisgeschäftsstelle. Mit deinem Einsatz schaffst du die Rahmenbedingungen, damit Ausbildung gelingt – und damit später Leben gerettet werden können.

• Du übernimmst Verantwortung für die vollständige Verwaltung unserer Aus‑ und Fortbildungsunterlagen und sorgst dafür, dass alles sauber dokumentiert ist.
• Struktur entsteht durch dich, wenn du Lehrgangslisten, Teilnehmerübersichten und digitale Datenbanken pflegst und aktuell hältst.
• Anmeldungen laufen über deine Hände – du koordinierst Wartelisten, verschickst Informationen und hältst den Kontakt zu unseren Teilnehmenden.
• Gemeinsam mit Dozentinnen und Praxisanleiterinnen bringst du Termine, Abläufe und Ressourcen in Einklang, damit Lehrgänge reibungslos stattfinden.
• Bei der Raum‑ und Materialplanung stellst du sicher, dass Unterrichtsräume vorbereitet sind und Lehr‑ sowie Prüfmaterialien vollständig bereitliegen.
• Digitale Systeme nutzt du souverän, pflegst Verwaltungs‑ und Abrechnungstools und trägst dazu bei, unsere Prozesse modern und effizient zu halten.
• Mit deinen Auswertungen und Statistiken unterstützt du Schulleitung und Kreisverband dabei, Entscheidungen fundiert zu treffen.
• Im täglichen Betrieb sorgst du mit zuverlässiger Büroorganisation – von Post über Telefon bis Materialverwaltung – für einen reibungslosen Ablauf

Ihr Profil

Das bringst Du mit:

• Fachwissen einbringen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Verwaltungserfahrung
• Bildungsnähe: Erfahrung im Bildungs‑ oder Rettungsdienstbereich sind von Vorteil
• Digital souverän arbeiten: Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
• Strukturiert handeln: Zuverlässige, selbstständige und gut organisierte Arbeitsweise
• Zeit im Griff haben: Sehr gutes Zeitmanagement und Freude an klaren Abläufen
• Organisation leben: Routine im Termin‑ und Prozessmanagement
• Flexibel bleiben: Souveräner Umgang mit wechselnden Anforderungen
• Kommunikativ auftreten: Serviceorientiertes, freundliches und verbindliches Miteinander
• Weiterdenken: Motivation, Neues zu lernen und Veränderungen aktiv mitzugestalten

Darauf kannst Du Dich freuen:

• Sinn erleben statt nur arbeiten: Du begleitest Menschen in wichtigen Lebensmomenten und gibst ihnen Sicherheit – in Teilzeit oder Vollzeit.
• Ein Team, das zusammenhält erwartet dich: herzlich, offen, mit flachen Hierarchien, echter Unterstützung und einer gelebten Duz‑Kultur.
• Ein Onboarding, das wirklich trägt führt dich Schritt für Schritt in deine Aufgaben ein – mit Kolleg*innen an deiner Seite, die dich stärken und begleiten.
• Faire Rahmenbedingungen sichern dich ab: Vergütung nach DRK‑Reformtarifvertrag.
• Weiterkommen nach deinen Vorstellungen: individuelle Fort- und Weiterbildungen unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung.
• Gesund bleiben fällt leichter dank betrieblichem Gesundheitsmanagement – inklusive Hansefit-Mitgliedschaft für körperliche und mentale Balance.
• Nachhaltig mobil sein gelingt mit unserem eBike‑Leasing, das dich flexibel und umweltfreundlich unterwegs sein lässt.

Du hast Fragen?

Unsere Personalreferentin Theresa Klövekorn beantwortet sie dir gerne unter
Tel.: +49 4471 9110-50
DRK-Kreisverband Cloppenburg e.V.