Teamassistenz / Office Manager (m/w/d)

Einleitung

Möchtest du ein engagiertes Team unterstützen und unseren Standort in Heidelberg aktiv mitgestalten?

Für unser Büro mitten in der Heidelberger Altstadt suchen wir eine Teamassistenz / Office Manager (m/w/d), die Freude daran hat, den Büroalltag zu organisieren und unser Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben zu unterstützen.

Unser Team unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Unsere Kunden sind international tätig und arbeiten an spannenden Herausforderungen.

Unser Büro befindet sich in einem historischen Gebäude mitten in der Heidelberger Altstadt – mit großen, hellen Räumen, moderner Ausstattung und einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre.

Wir legen großen Wert auf ein respektvolles Miteinander, eine offene Unternehmenskultur und viel Eigenverantwortung.

Aufgaben

Deine Aufgaben

Office Management & Organisation

• Organisation des Büroalltags und Unterstützung des Teams
• Beschaffung von Büromaterial, Getränken und Snacks
• Ansprechpartner für Hausverwaltung, Vermieter und Dienstleister
• Management der Korrespondenz und Post

Unterstützung der Buchhaltung

• Vorbereitung von Monatsabschlüssen
• Prüfung und Ablage von Belegen
• Kontrolle von Zahlungseingängen
• Vorbereitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Kundenrechnungen

Organisation & Koordination

• Terminkoordination
• Reiseplanung und Buchungen für Teammitglieder
• Hotelbuchungen für Besucher
• Restaurantreservierungen

Events & Gäste

• Organisation von Team- und Kundenevents in unseren Räumlichkeiten
• Betreuung von Gästen, Kunden und neuen Mitarbeitenden
• Unterstützung beim Feelgood-Management im Büro

Du arbeitest nicht in Kundenprojekten, sondern unterstützt unser Team intern bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Profil

Was wir uns von dir wünschen

• Freude daran, ein Team im Büroalltag zu unterstützen und Verantwortung zu übernehmen
• Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Gästen und Kunden
• Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in einer organisatorischen Tätigkeit
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Office-Programmen (Mac oder PC)

Auch Quereinsteiger oder Wiedereinsteiger mit Organisationstalent sind willkommen.

Wir bieten

Was wir bieten

• Viel Eigenverantwortung bei der Organisation unseres Büroalltags
• Ein Arbeitsplatz mit hoher Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmöglichkeiten (ab 40 %)
• Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten / Homeoffice
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge mit hohem Arbeitgeberzuschuss
• Zuschuss zu Kitagebühren
• Zuschuss zum Deutschlandticket als Jobticket
• Möglichkeit zum Leasen eines Jobrads

Weitere Informationen

Wir verfügen über 15 Standorte in 6 Ländern mit ca. 170 Mitarbeitenden.

https://foryouandyourcustomers.com/de/