Teamassistenz (m/w/d) – Struktur & Organisation

Einleitung

Über uns

Wir sind ein Ingenieurbüro im Bereich Stahlbauplanung und Konstruktionszeichnung und arbeiten an verschiedenen Projekten von kleinen Bauvorhaben bis hin zu komplexen Anlagen- und Brückenbauprojekten.

Unser Anspruch ist: präzise Planung, klare Abläufe und zuverlässige Umsetzung.

Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass der Arbeitsalltag strukturiert funktioniert, Themen nicht liegen bleiben und Ordnung in Abläufe und Informationen kommt.

Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsleitung zusammen und bist die Person, die den Überblick behält, Dinge nachverfolgt und dafür sorgt, dass aus Aufgaben Ergebnisse werden.

Aufgaben

Deine Aufgaben

• Ablage strukturieren & Dokumente organisieren (digital & Papier)
• Rechnungen & Belege vorbereiten und nachhalten
• Termine koordinieren & Gespräche nachbereiten
• Aufgaben verfolgen und sicherstellen, dass sie erledigt werden
• Büroalltag organisieren (Dienstleister, Abstimmungen, kleinere Themen)

Profil

Was uns wichtig ist

• Erfahrung im organisatorischen oder administrativen Umfeld (z. B. Assistenz, Office Management)
• Eine strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Hands-on Mentalität und die Fähigkeit, Dinge konsequent zu Ende zu bringen
• Ruhe und Lösungsorientierung, auch in dynamischen Situationen
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Outlook, Word, Excel, Teams)
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

Was dich erwartet

• Ein positives, internationales und stetig wachsendes Team
• Eine Rolle, in der du Verantwortung übernimmst und die Ergebnisse deiner Arbeit direkt im Arbeitsalltag sichtbar sind
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und schnelle Entscheidungswege
• Die Möglichkeit, deine Rolle mit der Zeit weiterzuentwickeln und mehr Verantwortung zu übernehmen

Rahmenbedingungen

• Vollzeit (40 Std.)
• Standort: Darmstadt (vor Ort)
• Gleitzeit möglich
• Parkplatz vorhanden

Weitere Informationen

Bewerbung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Bitte beantworte in deinem Anschreiben kurz eine der beiden folgenden Fragen:

• Wie stellst du sicher, dass bei vielen parallelen Aufgaben nichts untergeht?
• Wie hast du zuletzt selbstständig Struktur in ein unübersichtliches Umfeld gebracht?

Bewerbungen ohne kurze Beantwortung einer dieser Fragen können wir leider nicht berücksichtigen.

Bei Fragen rund um die Stelle und deine Bewerbung steht dir Carolin Fahrenholz gerne telefonisch unter 06151 - 394 86 60 zur Verfügung.