Specjalista / Specjalistka ds. obsługi administracyjnej

Twój zakres obowiązków

Czym będziesz się zajmować?

Zadania administracyjne:

• Organizacja pracy biura – obieg dokumentów, porządek, zaopatrzenie, kontakt z serwisami
• Wprowadzanie faktur kosztowych do systemu CRM oraz zlecanie przelewów
• Przygotowywanie dokumentów do księgowości i sprawdzanie ich kompletności
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Wsparcie operacyjne zespołów (najem długoterminowy, krótkoterminowy, administracja, finanse, inwestycje)
• Organizacja i rozliczanie wyjazdów służbowych (loty, pociągi, noclegi)
• Bieżące ogarnianie spraw, które “trzeba po prostu załatwić” :)

Obsługa najemców i właścicieli:

• Mailowy i telefoniczny kontakt z najemcami oraz właścicielami
• Wystawianie faktur, naliczeń oraz innych dokumentów finansowych, kontrola płatności
• Przygotowywanie umów, aneksów i rozwiązań umów
• Reprezentowanie właścicieli oraz spółki przed wspólnotami, spółdzielniami, dostawcami mediów oraz w urzędach

Nasze wymagania

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która dołączy do nas na stanowisko Specjalisty ds. administracji. Jeśli jesteś dobrze zorganizowana, samodzielna, lubisz różnorodne zadania i sprawia Ci satysfakcję doprowadzanie spraw do końca — to prawdopodobnie właśnie Ciebie szukamy!

Nasze oczekiwania:

• Minimum 2 lata doświadczenia w administracji
• Bardzo dobra organizacja pracy i samodzielność
• Umiejętność szybkiego podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów
• Dobra znajomość Google Workspace
• Czynne prawo jazdy kat. B i swoboda za kierownicą
• Pozytywne nastawienie, komunikatywność i wysoka kultura osobista
• Mile widziane doświadczenie w branży nieruchomości (zarządzanie najmem, deweloperka, remonty)
• Dobra znajomość języka angielskiego

Mile widziane (kompetencje dodatkowe, które rozszerzą zakres Twoich zadań – ale nie są wymagane)

• Znajomość Canvy (proste grafiki, materiały wewnętrzne)
• Podstawy działań marketingowych lub social media (relacje, zdjęcia, krótkie posty)
• Praca z systemami CRM (np. Fakturownia, System Obsługi Najmu)
• Znajomość narzędzi AI wspierających organizację, tworzenie treści lub grafik

To oferujemy

Co oferujemy?

• Współpracę w formie B2B (z możliwością umowy zlecenia na okres próbny)
• Pracę w firmie, która dynamicznie rośnie i daje realną możliwość rozwoju
• Codzienny wpływ na funkcjonowanie biura i operacyjność całej firmy
• Dużą samodzielność, zaufanie i przestrzeń do własnych inicjatyw
• Przyjazne, niekorporacyjne środowisko pracy
• Wynagrodzenie ustalane w zależności od umiejętności i doświadczenia
• Wszystkie niezbędne narzędzia pracy (laptop, telefon, a jeśli trzeba — samochód służbowy)
• Dużą różnorodność zadań — brak monotonii i praca, w której naprawdę dużo się dzieje
• Zdrową, dobrą atmosferę i bardzo wspierający zespół