Specjalista ds. reklamacji i wsparcia operacji transportowych

Stanowisko: Specjalista ds. reklamacji i wsparcia operacji transportowych Zakres obowiązków 1. Obsługa reklamacji jakościowych i ilościowych Przyjmowanie, rejestrowanie oraz kompleksowe prowadzenie reklamacji dotyczących dostaw zbóż realizowanych transportem kolejowym. Analiza zgłoszeń reklamacyjnych pod kątem ich zasadności oraz zgodności z warunkami umów handlowych i dokumentacją transportową. Weryfikacja dokumentacji związanej z reklamacją, w szczególności: listów przewozowych, dokumentów WZ, raportów wagowych, świadectw jakości, protokołów szkody, dokumentacji fotograficznej oraz raportów z kontroli jakości. Ustalanie przyczyn powstawania niezgodności jakościowych i ilościowych, w tym ubytków transportowych, zawilgocenia, zanieczyszczeń, uszkodzeń ładunku oraz opóźnień w dostawie. Prowadzenie bieżącej komunikacji z klientami, dostawcami, odbiorcami, przewoźnikami kolejowymi, terminalami przeładunkowymi oraz firmami kontrolno-inspekcyjnymi. Koordynowanie procesu wyjaśniającego pomiędzy stronami procesu dostawy poprzez pozyskiwanie dokumentów, wyjaśnień i ekspertyz. Kalkulacja wartości roszczeń oraz przygotowywanie propozycji rozliczeń w formie not obciążeniowych, korekt i kompensat. Zgłaszanie szkód do ubezpieczycieli, kompletowanie dokumentacji oraz monitorowanie procesu likwidacji szkód. Monitorowanie terminów rozpatrywania reklamacji oraz nadzór nad ich terminowym zamykaniem. Przygotowywanie raportów i analiz dotyczących reklamacji wraz z rekomendacjami działań zapobiegawczych. 2. Wyjaśnianie sporów z podwykonawcami • Przyjmowanie od działu logistyki zgłoszeń dotyczących sporów jakościowych, ilościowych, cenowych oraz innych niezgodności w realizacji usług podwykonawców. • Prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawach spornych dotyczących usług transportowych, przeładunkowych oraz związanych z kontrolą jakosci. • Weryfikacja otrzymanych faktur podwykonawców pod kątem zgodności z dokumentacją operacyjną, zleceniami oraz zgłoszeniami działu logistyki. • Prowadzenie korespondencji z podwykonawcami w celu wyjaśnienia i ostatecznego rozstrzygnięcia zgłoszonych niezgodności. • Uzgadnianie korekt faktur, not obciążeniowych oraz kompensat rozliczeń z podwykonawcami. 3. Dokumentacja i raportowanie Prowadzenie ewidencji prowadzonych reklamacji. Archiwizacja dokumentacji transportowej, handlowej i reklamacyjnej. Przygotowywanie zestawień, analiz oraz raportów dla przełożonych i działów współpracujących. KOGO SZUKAMY: poszukujemy osoby dobrze zorganizowanej, zdeterminowanej i odpornej na presję czasu. Szukamy kogoś, kto nie boi się wyzwań, jest gotowy do pracy także w weekendy oraz posiada zdolności negocjacyjne. Doświadczenie na podobnym stanowisku nie jest wymagane – najważniejsze są chęci do pracy i zaangażowanie. Zapewniamy pełne wdrożenie w cały proces, który jest wymagający, ale daje dużą satysfakcję. Od kandydata oczekujemy znajomości programu MS Excel. Mile widziana będzie również znajomość języka angielskiego.