Senior Administration & Finance Manager (m/w/d)

Über uns

Patch & Sparks verbindet Technologie, Daten und Beratung im PPM Umfeld (OnePlan, Planisware und andere Tools), um Unternehmen digitaler und effizienter zu machen. Wir sind ein international wachsendes Team mit Standorten in Deutschland, Israel und den USA.

Wir sind ein wachsendes mittelständisches Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Unternehmenskultur. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine erfahrene Persönlichkeit, die Administration und Finance ganzheitlich denkt, Verantwortung übernimmt und unsere internen Prozesse aktiv mitgestaltet.

Ihre Aufgaben

Aufgaben

Ihre Aufgaben

Administration & Organisation

• Gesamtverantwortung für die kaufmännische Administration und das Backoffice
• Organisation und Optimierung interner Abläufe und Prozesse
• Unterstützung der Geschäftsführung in Deutschland und den USA im operativen Tagesgeschäft
• Vertrags- und Dokumentenmanagement
• Koordination externer Partner und Dienstleister

Finance & Rechnungswesen

• Eigenständige Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung
• Prüfung, Kontierung und Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen
• Verantwortung für Zahlungsverkehr, Liquiditätsübersicht und Mahnwesen
• Vorbereitung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
• Enge Zusammenarbeit mit Steuerberatung, Banken und Behörden

Controlling & Reporting

• Erstellung von Finanzreports, Auswertungen und Kennzahlen
• Budgetüberwachung und Kostenkontrolle
• Unterstützung bei Forecasts und Finanzplanungen
• Ad-hoc-Analysen für die Geschäftsführung

Personaladministration

• Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Pflege von Personalakten und administrativen HR-Prozessen
• Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten

Ihr Profil

Qualifikation

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Finance, Accounting)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration & Finance, idealerweise im KMU-Umfeld
• Sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen und in kaufmännischen Prozessen
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität
• Sicherer Umgang mit Excel, Word und Buchhaltungssoftware; Projektmanagementsoftware Kenntnisse von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

Benefits

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit großem Gestaltungsspielraum
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in Deutschland und den USA
• Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Attraktive Vergütung und langfristige Perspektive
• Flexible Arbeitszeiten und ggf. Homeoffice-Möglichkeiten

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Zeugnissen an
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