Sachbearbeiter/in Hausverwaltung (m/w/d)

Einleitung

Die Dr. Willeke Hausverwaltung ist in Ostwestfalen-Lippe tätig und hat in den vergangenen Jahren erfolgreich einen Generationenwechsel vollzogen. Heute arbeiten wir in einem jungen, engagierten Team und verbinden langjährige Erfahrung mit modernen, zeitgemäßen Arbeitsweisen. Wir betreuen ein vielseitiges Immobilienportfolio mit aktuell rund 800 Wohneinheiten und befinden uns in einer aktiven Wachstumsphase. Unser Ziel ist es, unser Verwaltungsportfolio sowie unser Team kontinuierlich und nachhaltig auszubauen. Dabei setzen wir bewusst auf Qualität, klare Strukturen und langfristige Zusammenarbeit – nicht auf kurzfristige Masse. Unser Unternehmen ist vollständig digitalisiert. Wir arbeiten mit modernen, cloudbasierten IT-Lösungen, integrierten Prozessen und nahezu papierlos. Klassische Aktenordner gehören bei uns weitgehend der Vergangenheit an. Ergänzt wird unsere Tätigkeit durch ein angegliedertes Sachverständigenbüro, wodurch wir fachlich breit aufgestellt sind und kurze Entscheidungswege bieten.

Aufgaben

WEG-Verwaltung

• Ganzheitliche Betreuung eines definierten WEG-Portfolios
• Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen
• Umsetzung von Beschlüssen der Wohnungseigentümergemeinschaften
• Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen
• Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder und Rücklagen
• Kommunikation mit Beiräten, Eigentümern und externen Dienstleistern

Mietverwaltung

• Ansprechpartner:in für Mieter und Eigentümer in allen Belangen der Mietverwaltung
• Vermietung von Wohnimmobilien inkl. Erstellung und Abschluss von Mietverträgen
• Durchführung von Wohnungsübergaben und -abnahmen
• Überwachung von Mietzahlungen, Bearbeitung von Kündigungen und Mietminderungen
• Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Behörden und Dienstleistern
• Organisation und Überwachung von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen

Buchhaltung

• Laufende Buchhaltung für Miet- und WEG-Objekte
• Erstellung von Rechnungen und Gutschriften
• Überwachung des Zahlungsverkehrs
• Vorbereitung von Unterlagen für Jahresabschlüsse

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Immobilienkaufmann/-frau oder ein abgeschlossenes Studium (z. B. Immobilienwirtschaft, Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar)
• Erste Berufserfahrung in der Miet- und/oder WEG-Verwaltung wünschenswert
• Kenntnisse in der Objekt- bzw. Immobilienbuchhaltung von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Führerschein Klasse B wünschenswert

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Unternehmen, mit Perspektiven zur Mitwirkung an IT- und Digitalisierungsprojekten
• Mitarbeit in einem jungen, kollegialen Team
• Vollständig digitalisiertes Arbeiten (cloudbasiert, integrierte Prozesse, nahezu papierlos)
• Moderne IT-Lösungen und effiziente Arbeitsabläufe
• Flexible Arbeitszeiten und Gleitzeit
• Homeoffice-Möglichkeit
• Leistungsgerechte Vergütung
• Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Kostenlose Getränke und kostenloser Parkplatz

Weitere Informationen

• Arbeitszeit: 30–40 Stunden pro Woche (Teilzeit oder Vollzeit)
• derzeitiger Arbeitsort: 33161 Hövelhof – teilweise Homeoffice möglich
• für 2026 streben wir einen Umzug unserer Büroräume nach Paderborn an

Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Unterlagen. Gerne stehen wir Ihnen auch für Rückfragen zur Verfügung.