Paralegal / Legal & Governance Coordinator - Family Office (m/w/d)

Einleitung

Über uns

Wir sind ein traditionell-unternehmerisch geprägtes Single Family Office mit vielfältigen Beteiligungen. Unsere gewachsene Struktur wird derzeit gezielt weiter professionalisiert. In diesem Zuge stärken wir zentrale Governance- und Organisationsfunktionen.

Ihre Rolle

In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle für Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Ordnung bei rechtlichen und organisatorischen Themen innerhalb unseres Family Offices.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen und tragen wesentlich zur organisatorischen Stabilität unseres Hauses bei. Die Position ist langfristig angelegt und bietet eine vertrauensvolle Nähe zur Leitung.

Aufgaben

• Monitoring rechtlicher Vorgänge und Fristen
• Strukturierte Verwaltung von Vertragsdokumenten
• Koordination von Unterschriftsprozessen
• Organisatorische Schnittstelle zu externen Beratern
• Pflege und Aktualisierung von Gesellschaftsunterlagen
• Verwaltung und laufende Aktualisierung von Versicherungsübersichten
• Steuerung zentraler Post- und Dokumenteneingänge
• Sicherstellung einer revisionsfähigen Ablage
• Nachhalten offener Punkte sowie strukturierte Wiedervorlagen

Profil

Mögliche Ausbildungshintergründe

• Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte:r
• Paralegal
• Kaufmännische Ausbildung mit Vertragsbezug
• Erfahrung in einem Corporate Office oder vergleichbaren organisatorischen Funktionen

Was wir erwarten:

• Mehrjährige relevante Berufserfahrung (typischerweise ca. 5–8 Jahre)
• Erfahrung als Paralegal, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte:r bzw. im Corporate Office
• Herausragende Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie ausgeprägte Diskretion
• Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu erkennen und zuverlässig nachzuhalten
• Präzision ohne unnötige Bürokratie
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Weitere Informationen

Was diese Rolle besonders macht

Sie arbeiten nicht in einer klassischen Assistenzfunktion, sondern übernehmen Verantwortung für zentrale organisatorische Strukturen unseres Family Offices. Durch Ihre Arbeit schaffen Sie Verlässlichkeit und Transparenz in einem Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und langfristiger Perspektive.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen ausschließlich über das Bewerbungsportal von Stepstone entgegen nehmen.