Osoba zajmująca stanowisko pracy sekretarza

Wymagania konieczne:

Wykształcenie: średnie ogólnokształcące

Wymagania inne:

- obsługa programów Sekretariatu, - praca w programie VULCAN, - znajomość lub gotowość do szybkiego opanowania Systemu Informacji Oświatowej, - umiejętność redagowania pism - komunikatywność, - umiejętność prowadzenia kadr, archiwizacji, - otwartość w kontaktach z interesantami, - samodzielność i staranność w wykonywaniu obowiązków, - odpowiedzialność, - bardzo dobra organizacja pracy dokładność oraz umiejętność pracy w zespole, - odporność na stres, - umiejętności pracy pod presją czasu, - wysoka kultura osobista, - dyspozycyjność.

I. Obsługa kancelaryjna i administracyjna poradni 1.Prowadzenie kancelarii poradni zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt. 2.Przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie oraz rozsyłanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej zgodnie z zasadami obiegu dokumentów. 3.Prowadzenie dziennika korespondencji. 4.Przygotowywanie i wysyłanie korespondencji. 5.Przestrzeganie i nadzorowanie obiegu dokumentów w placówce. 6.Wykonywanie prac kancelaryjnych i biurowych. 7.Obsługa urządzeń biurowych i poligraficznych. 8.Zabezpieczanie i przechowywanie pieczęci urzędowych oraz prowadzenie ich ewidencji. 9.Prowadzenie archiwum oraz prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. 10.Przygotowywanie pism i dokumentów zleconych przez Dyrektora poradni. II. Obsługa klientów i spraw uczniów/dzieci 11.Bieżąca obsługa klientów poradni (osobista, telefoniczna i elektroniczna). 12. Udzielanie informacji interesantom w zakresie działalności poradni. 13. Zakładanie, przygotowywanie oraz archiwizowanie kart indywidualnych dzieci i uczniów objętych pomocą poradni. 14. Przyjmowanie i ewidencjonowanie wniosków o badania. 15. Kierowanie ruchem uczniów. 16. Rejestrowanie, opracowywanie, drukowanie oraz przygotowywanie do wydania lub wysyłki opinii i orzeczeń. 17. Przekazywanie opinii i orzeczeń rodzicom lub opiekunom prawnym. 18. Prowadzenie ewidencji dokumentacji III. Sprawy kadrowe i pracownicze 19. Prowadzenie naboru pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 20. Sporządzanie dokumentacji związanej z zatrudnianiem i rozwiązywaniem stosunku pracy pracowników. 21. Prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami. 22. Prowadzenie ewidencji czasu pracy. 23. Prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich oraz przekazywanie ich do właściwych instytucji. 24. Kierowanie pracowników na badania lekarskie oraz prowadzenie ich ewidencji. 25. Sporządzanie planów urlopów pracowników. 26. Wydawanie i ewidencjonowanie legitymacji służbowych nauczycieli. 27. Przygotowywanie dokumentacji dotyczącej m. in. dodatków motywacyjnych, premii oraz nagród jubileuszowych. 28. Przygotowywanie dokumentacji pracowników przechodzących na emeryturę. 29. Sporządzanie sprawozdawczości kadrowej i statystycznej 30. Obsługa programów kadrowych i oświatowych, w szczególności VULKAN oraz SIO. IV. Sprawy organizacyjne i gospodarcze 31. Wprowadzanie do systemu i sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym. 32. Planowanie i dokonywanie zakupów materiałów biurowych oraz środków czystości. 33. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania. 34. Prowadzenie ewidencji delegacji służbowych. 35. Współpraca z jednostkami obsługującymi poradnię, w szczególności z Centrum Usług Wspólnych oraz innymi instytucjami zewnętrznymi. 36. Przekazywanie do księgowości zawartych umów, dokumentów dotyczących środków trwałych oraz innej dokumentacji finansowej. 37. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia poradni. 38. Prowadzenie dokumentacji programów realizowanych w poradni. 39. Dbanie o należyty stan techniczny urządzeń i wyposażenia poradni. 40. Dbanie o porządek i ład na stanowisku pracy. V. Obowiązki ogólne 41. Przestrzeganie przepisów prawa, Regulaminu Pracy oraz procedur obowiązujących w poradni. 42. Przestrzeganie przepisów BHP i PPOŻ. 43. Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. 44. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora poradni wynikających z potrzeb placówki