Office Manager (m/w/d) mit kaufmännischem Schwerpunkt

DIE ZUKUNFT PLANEN MIT VERTICAS

VERTICAS ist einer der führenden Full-Service-Dienstleister in Deutschland und macht mit Leidenschaft Markenauftritte greifbar. Wir vereinen drei wesentliche Kompetenzen: die Kreativität einer Werbeagentur, das Produkt-Know-how eines Werbeartikel-Händlers und das Produktions- und Beschaffungswissen eines international tätigen Importeurs.

Wir suchen Dich als

Office Manager (m/w/d) mit kaufmännischem Schwerpunkt

(in Teilzeit oder Vollzeit)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit für unser Office Management. Die Position verbindet klassische Office-Organisation mit administrativen Aufgaben und vorbereitender Buchhaltung – ideal für alle, die Struktur lieben und gerne mit Zahlen arbeiten.

Ihre Aufgaben

Deine Aufgaben:

Office Management & Empfang

• Organisation und Betreuung unseres Empfangsbereichs
• Annahme und Vermittlung von Telefonaten (auch in englischer Sprache)
• Betreuung von Gästen sowie Vorbereitung von Meetings
• Pflege und Vorbereitung von Besprechungsräumen inkl. Showroom

Post, Pakete & interne Organisation

• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost (öffnen, sortieren, verteilen)
• Annahme und Verteilung von Paketsendungen
• Organisation des Postversands

Kaufmännische Verwaltung & vorbereitende Buchhaltung

• Digitale Vorbereitung von Eingangsrechnungen
• Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenbuchungen nach Vorgabe
• Pflege und Verwaltung von Arbeitszeitkonten
• Unterstützung in der Fuhrparkverwaltung
• Unterstützung im Mahnwesen

Organisation, Material & interne Abläufe

• Verwaltung und Disposition unseres Büromateriallagers
• Unterstützung bei allgemeinen Ordnungs- und Organisationstätigkeiten
• Mithilfe bei der Sortierung und Kennzeichnung von Waren

Standort- & Facility-Organisation

• Koordination externer Dienstleister (z. B. Handwerker, Reinigung, Gartenpflege)
• Organisation rund um Küche, Getränke und allgemeine Versorgungsbereiche
• Unterstützung bei allgemeinen Ordnungstätigkeiten im und am Gebäude

Sonderaufgaben & Events

• Erledigung von Besorgungen und organisatorischen Sonderaufgaben
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung interner Veranstaltungen und Firmenfeiern

Das macht die Rolle besonders

Diese Position ist das organisatorische Herz von VERTICAS. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft – von der Rechnungsvorbereitung bis zum perfekt vorbereiteten Meetingraum und bist eine zentrale Anlaufstelle für Kolleg/innen, Gäste und Dienstleister.

Das solltest Du mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Grundkenntnisse in der Buchhaltung und Freude am Umgang mit Zahlen
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Programmen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse für Telefonate und den Gästeempfang

Wir bieten Dir:

Flexibles & hybrides Arbeiten – Arbeite flexibel und individuell mit Jahresarbeitszeitkonto und der Möglichkeit, 1 Tag pro Woche remote zu arbeiten.

Per-Du-Kultur – Wir begegnen uns auf Augenhöhe: Eine offene, wertschätzende Kommunikation und ein freundschaftliches Miteinander prägen unseren Arbeitsalltag.

Persönliche & berufliche Weiterentwicklung – Profitiere von internen und externen Schulungen sowie der Möglichkeit zur Förderung eines dualen Studiums.

Team-Events & Get-togethers – Erlebe regelmäßige Team-Events in entspannter Atmosphäre.

Diversity & Inklusion – Eine Unternehmenskultur, in der alle willkommen sind.

Corporate Benefits & exklusive Rabatte – Nutze Vergünstigungen bei bekannten Marken und Partnerunternehmen.

Loyalitätsprogramm ab 5 Jahren Zugehörigkeit – Treue zahlt sich aus: Dich erwarten besondere Vorteile wie zwei zusätzliche Urlaubstage, ein erfolgsabhängiger Jahresbonus und ein Kita-Zuschuss.

Nachhaltige Mobilität mit JobRad – Nutze dein Fahrrad sowohl privat als auch für den Weg ins Büro.

Inspirierendes Arbeitsumfeld – Ein stilvolles Büro in einer charmanten Altbauvilla mit Wohlfühlatmosphäre.

Business Casual Dresscode – Wir fördern eine entspannte Arbeitsatmosphäre, in der du deinen persönlichen Stil professionell einbringen kannst.

Kostenfreie Parkplätze – Bequem parken direkt in Büronähe ohne Zusatzkosten.

…und viele weitere Benefits!

Kontakt

Willst Du mit uns erfolgreich sein und bist bereit, den Verticas „Spirit“ zu erleben? Dann tauche mit uns ein in die spannende Welt der Werbe- und Merchandisingartikel. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung und Eintrittstermin über unsere Karriereseite (bitte ausschließlich im PDF-Format, keine ZIP-Dateien).