Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 Std./Woche) am Standort München

Einleitung

Zur Verstärkung unseres Teams in München suchen wir zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Office Manager (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Liegenschaftsverwaltung:
• Verwaltung der Büroflächen
• Umzugsmanagement
• Prüfung von Mietverträgen
• Management externer Immobiliendienstleister
• Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen
• Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern
• Verwaltung und Zugangskoordinierung der Bundeswehrlager
• Einkauf und Bestellungen
• Einkauf von Büromaterial, Getränken, etc.
• Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle
• Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
• Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge
• Bearbeitung von Versicherungsfällen und Schadensabwicklung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings
• Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung
• Teamassistenz in Vertretung (insb. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Betreuung zentrale Telefonnummer)

Als Office Manager sind Sie ein wichtiger und integraler Bestandteil der Abteilung Administration & Process Management und in alle Vorgänge und Aktivitäten im Bereich Office Management und Administration involviert. Ihr Zuständigkeitsbereich umfasst alle Liegenschaften der MSC.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder mind. zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management
• Erfahrung im Bereich Office Management und Arbeitssicherheit
• Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität
• Führerschein Klasse B
• Reisebereitschaft für regelmäßige Fahrten nach Berlin

Wir bieten

Wir bieten:

• Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten und jungen Team
• Die Chance, eigene Ideen zu realisieren und damit die Weiterentwicklung des Bereichs Administration & Process Management maßgeblich voranzutreiben
• Ein dynamisches und herzliches Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen
• Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations
• Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten
• Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen
• Das Deutschlandticket als Jobticket
• Mitgliedschaft im Urban Sports Club, uvm.

Weitere Informationen:

Der Arbeitsplatz befindet sich in München in zentraler Lage am Karolinenplatz.

Kontakt

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben & Lebenslauf). Bitte geben Sie Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum und Ihre Gehaltsvorstellungen an. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungsschluss ist der 15. März 2025.