Office Manager (m/w/d)

Einleitung

Arbeitgeber: Reguvis Fachmedien GmbH
Einsatzort: 50667 Köln

Du denkst in klaren Strukturen, erkennst Optimierungspotenziale frühzeitig und möchtest organisatorische Verantwortung übernehmen? In dieser Rolle bündelst Du zentrale administrative Themen, schaffst Transparenz und entwickelst Prozesse so weiter, dass sie effizient, wirtschaftlich und verlässlich funktionieren. Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Proaktivität und Deiner lösungsorientierten Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Themen nicht liegen bleiben, sondern strukturiert vorangebracht werden.

Ihre Aufgaben

• Du übernimmst Verantwortung für zentrale administrative und organisatorische Themen - von Kreditkartenabrechnungen über Mobilfunkadministration bis zur Koordination des Office-Budgets.
• Du steuerst interne Abläufe und entwickelst bestehende Prozesse weiter - mit dem Ziel, Standards (SOPs) zu etablieren und Transparenz zu schaffen.
• Du organisierst interne Formate und Events wie All Hands, Weihnachtsfeier oder B2Run und sorgst für eine reibungslose Umsetzung.
• Du begleitest On- und Offboarding-Aktivitäten organisatorisch und stellst sicher, dass Ein- und Austritte strukturiert und professionell ablaufen.
• Du unterstützt interne Kommunikation, pflegst Confluence-Inhalte, führst Protokoll in Geschäftsleitungsrunden und archivierst Dokumente strukturiert.
• Du koordinierst Lieferanten und Dienstleister zuverlässig, unterstützt uns in der Nachhaltigkeitsberichtserstattung (ESG) und vertrittst unsere Interessen souverän nach außen.

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3 Jahre) im Office Management, in der Assistenz oder in einer administrativen Rolle mit Eigenverantwortung.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook, Excel und Word) sowie ein solides Verständnis für Budgets und einfache Auswertungen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Priorisierungsfähigkeit und den Anspruch, strukturiert und vorausschauend zu arbeiten.
• Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und eine klare, freundliche Kommunikation - kombiniert mit Durchsetzungsvermögen und Lösungsorientierung.

Wir bieten

• Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit - Gestalte Deinen Arbeitsort und Deine Arbeitszeit flexibel, inklusive Mobile-Office-Möglichkeiten.
• Großer Gestaltungsspielraum - Du hast die Möglichkeit, Prozesse, Strukturen und Systeme aktiv mitzugestalten und so echte Entlastung zu schaffen - für Dich, Dein Team und unsere Kund:innen.
• Persönliche Entwicklung - Wir fördern Deine individuelle Weiterentwicklung und den fachlichen Austausch.
• Kultur & Miteinander - Wir leben offene Kommunikation, kurze Wege und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
• Gesundheit & Wohlbefinden - Deine Gesundheit liegt uns am Herzen: mit Betriebsarzt, Gesundheitsaktionen sowie Angeboten wie Urban Sports Club, Gympass, „DuMont bewegt sich“ oder Yoga.
• Kulinarisches & Mobilität - Freu Dich auf eine frische Kantine, Baristabar, Jobticket, JobRad und Fahrradstellplätze.

Wir freuen uns über Deine Bewerbung!