Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d)

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Institut für Moraltheologie

Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d)

• Bewerbungsfrist: 11.05.2026
• Verwendungsgruppe: IIIa
• Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 38.628,79
• Dienstbeginn: Ehestmöglich
• Wochenstunden: 20 h/W
• Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
• Befristung: 1 Jahr

Ihre Aufgaben

• Administration und Controlling von lokalen, nationalen und internationalen Drittmittelprojekten (Stundennachweise, administrative und finanzielle Teile der Berichtslegung, Rechnungslegung, Ablage und Verwaltung von Projektunterlagen digital und analog, u.Ä.)
• Administrative Unterstützung bei Projektanträgen (Budgeterstellung, Meldungen, u.Ä.)
• Unterstützung des Projektmanagements in Kooperation mit dem Controlling der Universität Graz (Fristen, finanzielles Controlling, Protokollführung, Kommunikation mit Controlling der Universität Graz u.Ä.)
• Selbstständige Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten (Terminkoordination, Schriftverkehr, Postabwicklung, Ablage, Bestellungen, Korrespondenz)
• Selbständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung sowie Abwicklung in SAP (Budgetplanung, Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklungen, Reporting, Projektcontrolling, Abrechnungen, ...)
• Lehradministration, administrative Betreuung von Studierenden, technische Unterstützung in der Lehre
• Betreuung der Homepage (Typo 3)
• Veranstaltungsorganisation

Ihr Profil

• Höhere kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK-Matura) oder gleichwertige Erfahrung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der Universitätsstruktur (wünschenswert)
• Sehr gute Kenntnisse der einschlägigen MS Office Programme
• Sehr gute Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements und Buchhaltung
• Erfahrung in der Koordination von Projekten und Projektanträgen
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. TYPO3) u. Social Media (wünschenswert)
• Teamfähigkeit
• Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit

Wir bieten

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38.628,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Kontakt

Univ.-Prof. Dr. phil. habil. Giovanni Rubeis

Webseite des Instituts

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!