Office Manager

Wymagania

• Minimum 2–3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Doskonała organizacja pracy, samodzielność i zaangażowanie.
• Wysoka kultura osobista, komunikatywność i umiejętność pracy pod presją czasu.
• Wykształcenie wyższe, preferowane zarządzanie.
• Prawo jazdy kat. B.
• Mile widziane doświadczenie w środowisku międzynarodowym.

Opis stanowiska

Organizacja i koordynacja pracy biura

• Zarządzanie codziennym funkcjonowaniem biura i zapewnienie sprawnej komunikacji wewnętrznej.
• Nadzór nad obiegiem dokumentów, korespondencji i informacji.
• Utrzymanie porządku i profesjonalnego wizerunku biura.

Wsparcie administracyjne dla zespołu i zarządu

• Organizacja spotkań, podróży służbowych, konferencji i wydarzeń firmowych.
• Przygotowywanie raportów, prezentacji i zestawień w MS Office.
• Wsparcie w przygotowaniu dokumentów firmowych i kontakt z dostawcami.

Zarządzanie dostawcami i kontrahentami

• Współpraca z firmami zewnętrznymi (np. serwis sprzątający, IT, dostawy biurowe).
• Negocjowanie umów i monitorowanie kosztów operacyjnych.

Obsługa gości i kontakt z klientami

• Profesjonalne przyjmowanie gości i obsługa spotkań w siedzibie firmy.
• Współpraca z partnerami biznesowymi, również w języku angielskim.

Wsparcie działu HR i finansów (opcjonalnie)

• Pomoc przy onboardingu nowych pracowników i działaniach administracyjno-personalnych.
• Wsparcie w rozliczaniu faktur, kosztów biura i wydatków służbowych.

Zarządzanie dokumentacją i archiwizacją

• Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów, ich ewidencję i archiwizację zgodnie z procedurami.