Office-Assistenz/ Operations Manager (m/w/d)

Einleitung

Kauz.ai erweckt KI zum Leben. Wir entwickeln eine Plattform, die es Unternehmen jeder Größe ermöglicht, KI sicher und komfortabel einzuführen. Unsere Chatbots und KI-Assistenten sind in mehr als 100 Unternehmen aktiv, verbessern dort den Kundenservice und unterstützen Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. Wir legen Wert auf Teamarbeit und die Fähigkeit, Projekte voranzubringen und unseren Kunden neue Lösungsansätze anzubieten.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Office-Assistenz/Operations Manager (m/w/d) für verschiedene Tätigkeiten. Teilzeit ist möglich.

Aufgaben

·  Erstellung von Angeboten für Neu- und Bestandskunden

·  Bewertung und Beantwortung von Ausschreibungen sowie deren Verwaltung

·  Beantragung von Fördergeldern

·  Erstellung von Ausgangsrechnungen und Zusammenstellung der Belege für Eingangsrechnungen

·  Schnittstelle zum Marketing zur Organisation und Vorbereitung von Messeauftritten

·  Organisation des Recruitings (Stellenanzeigen, Terminvereinbarung mit Kandidat:innen)

·  Vorbereitung und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter

·  Übernahme folgender Bereiche der Personalarbeit: Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Arbeitszeugnissen, Vorbereitung und Versand der Gehaltsabrechnungen sowie die Sicherstellung aktueller und vollständiger Personalunterlagen unserer Mitarbeiter in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater

·  Administration der Office-Accounts

·  Entgegennahme und Bearbeitung des Posteingangs

Profil

• Ein erfolgreich abgeschlossenes Studium der Wirtschafts-, Sozial- oder Geisteswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige und relevante Berufserfahrung sowie Projekterfahrung
• Erfahrung im Themenfeld Ausschreibungen und Förderanträge
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS-Office
• Ggf. Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Programme wie z.B. Jira / Confluence
• Vertrauensvoller und verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten

Persönliche Eigenschaften:

• Eine strukturierte, eigenverantwortliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Kommunikations-, Organisations- und Teamfähigkeit
• Ein ausgeprägtes technisches Verständnis sowie eine strategische Herangehensweise
• Eine gute Auffassungsgabe zur schnellen Einarbeitung in neue Themen
• Hohe Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität
• Offenheit, Respekt und Wertschätzung von Menschen und Kulturen

Wir bieten

Bei einer Tätigkeit in unserem Unternehmen kannst du dich mit deinen Ideen und bisherigen Erfahrungen einbringen, die laufenden Projekte mitgestalten, deinen fachlichen Horizont erweitern und darüber hinaus miterleben, wie sich KI zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitsumfeldes entwickelt.

Kurze Entscheidungswege, eine flache Hierarchie und flexible Arbeitszeitmodelle inklusive der Möglichkeit zum Homeoffice unterstreichen unsere gemeinsame Ergebnisorientierung.

Weitere Informationen

Sende uns deine vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen an folgende E-Mail-Adresse: [email protected] Deine Ansprechpartnerin ist Jhoanna Bergande,