Oferta dla doświadczonego pracownika sekretariatu

Kieruję ofertę pracy do doświadczonego pracownika sekretariatu w Kancelarii Adwokackiej.

Obowiązki:

1.     zarządzanie obiegiem dokumentów – rejestrowanie, segregowanie, archiwizowanie, wydawanie zakończonych akt klientom kancelarii za protokolarnym potwierdzeniem odbioru;

2.     prowadzenie i aktualizacja rejestrów spraw, rejestru klientów kancelarii wraz z danymi kontaktowymi, pełnomocnictw, umów oraz innych dokumentów wytwarzanych w bieżącej pracy kancelarii;

3.     obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej – e-mail, ePUAP, tradycyjnej poczty, Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych;

4.     monitorowanie i obsługa spraw w systemach takich jak: Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, ePUAP, CEiDG, KRS, ZUS, e-KRS, Elekrtoniczne Księgi Wieczyste, etc.;

5.     składanie pism i dokumentów do sądów, prokuratur, urzędów i innych instytucji;

6.     kontakt z komornikami, tłumaczami przysięgłymi, notariuszami etc.;

7.     monitorowanie i bieżące wpisywanie terminów procesowych, rozpraw, spotkań – pełna obsługa Kalendarza Google;

8.     koordynowanie i organizacja spotkań z klientami, sądami, biegłymi i innymi instytucjami oraz podmiotami współpracującymi z Kancelarią;

9.     systematyzowanie, kompletowanie i przygotowywanie akt spraw do rozpraw i spotkań;

10.   organizacja podróży służbowych – rezerwacja przejazdów, hoteli, etc.

11.   obsługa kasy fiskalnej i terminali płatniczych oraz dbanie o regularny ich przegląd i serwis;

12.   kulturalny kontakt z klientem – przyjmowanie zgłoszeń osobistych, telefonicznych i mailowych;

13.   umawianie i potwierdzanie spotkań;

14.   zapewnienie właściwej obsługi interesantów w kancelarii – kultura osobista, dyskrecja i profesjonalizm;

15.   bieżąca obsługa serwera kancelarii i danych w systemie informatycznym kancelarii;

16.   obsługa pakietu MS Office (Word, Exel, Outlook) oraz urządzeń biurowych (drukarki, skanera oraz kopiarki);

17.   prowadzenie ewidencji płatności, rachunków, wydawanie paragonów i wystawianie faktur;

18.   comiesięczne przygotowywanie danych dla księgowości i ich bieżące przekazywanie do Biura Rachunkowego, obsługującego kancelarię;

Wymagane doświadczenie na podobnym stanowisku.