Mitarbeiter (m/w/d) Empfang & Büromanagement

Über uns

Die Aktiv Assekuranz Makler GmbH versteht sich als Dienstleister und Berater rund um das Thema Versicherung im Speditions- und Logistikbereich. Als Versicherungsmakler für Transportversicherungen, Kfz-Flottenmanagement und betriebliche Versicherungen stehen wir unseren Kund:innen national und international mit Rat und Tat zur Seite.

Unsere Kund:innen profitieren von einer persönlichen Betreuung und den internationalen Ressourcen aus dem Netzwerk der unisonSteadfast AG. Die Aktiv Assekuranz Makler GmbH gehört zum Maklerverbund LEADING BROKERS UNITED und beschäftigt zurzeit rund 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an fünf Standorten in Deutschland.

Wir suchen dich als engagierte Persönlichkeit (m/w/d) für unseren Empfang und das Büromanagement, die das organisatorische Herz unserer Niederlassung ist. Mit deinem Überblick, deiner strukturierten Arbeitsweise und deiner Serviceorientierung sorgst du dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft und unterstützt unser Team zuverlässig im Hintergrund.
Die Position ist als Teilzeitstelle vorgesehen, idealerweise mit etwa 25 Stunden pro Woche, verteilt auf fünf Tage.

Dein Aufgabenbereich:

• Du empfängst Gäste professionell und herzlich - als erste Ansprechperson vor Ort prägst du den positiven ersten Eindruck.
• Du verantwortest die Betreuung der Klingel, des zentralen Telefons sowie des allgemeinen E-Mail-Postfachs.
• Du koordinierst den Postein- und Ausgang und stellst einen strukturierten, verlässlichen Ablauf sicher.
• Du unterstützt das Gebäudemanagement und übernimmst organisatorische Aufgaben rund um Büroflächen, Arbeitsplätze und externe Dienstleister (z. B. Reinigungsservice).
• Gemeinsam mit dem Team bereitest du Messeauftritte und Kundenveranstaltungen vor und wirkst aktiv bei der Umsetzung mit.
• Du unterstützt unser Back Office bei administrativen Tätigkeiten und sorgst für eine saubere, nachvollziehbare und jederzeit verfügbare Dokumentation.
• In enger Zusammenarbeit mit dem Niederlassungsleiter, welchen Du unterstützt, bringst du dich ein und entwickelst dich langfristig zu einer wichtigen Säule des Teams.

Das zeichnet Dich aus:

• Du beherrschst das MS-Office Paket sicher und arbeitest routiniert mit digitalen Tools.
• Organisation ist deine Stärke - auch bei mehreren Themen behältst du den Überblick und setzt Prioritäten.
• In stressigen Situationen bleibst du ruhig, geduldig und agierst lösungsorientiert.
• Du trittst freundlich, professionell und serviceorientiert auf.
• Zuverlässigkeit, Teamgeist und Kommunikationsstärke sind für dich selbstverständlich.
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Du suchst eine langfristige Perspektive und möchtest dich fachlich wie persönlich weiterentwickeln.

Wir bieten Dir:

• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien.
• Eine fundierte Einarbeitung und zahlreiche Möglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung.
• Ein attraktives Gehalt, vermögenswirksame Leistungen inkl. Arbeitgeberzuschuss und Unterstützung bei der Altersvorsorge.
• 30 Tage Urlaub und Sonderurlaub.
• Die Kostenübernahme eines Monatsabos für öffentliche Verkehrsmittel.
• Mitarbeiter Benefits, JobRad, kostenlose Getränke.

Gibt es Fragen?

Jule Manns hilft dir gerne weiter – per Mail ([email protected]) oder telefonisch unter +49 40 2383191 7028.

Oder du sendest uns gleich deine Bewerbung und wir besprechen alles Weitere bei unserem Kennenlernen.

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