Mitarbeiter HR-Administration & Compliance (m/w/d)

Über unsSCHUTZ, SICHERHEIT UND SERVICE.

MIT VERTRAUENSGARANTIE.Als kleiner Sicherheitsdienstleister in Detmold gestartet, ist die WOS GmbH heute ein erfolgreiches Unternehmen mit über hundert Mitarbeitern. Ein routiniertes Team, harte Arbeit und eine große Portion Leidenschaft haben es uns ermöglicht, kontinuierlich zu wachsen und unsere Geschäftsfelder auszubauen. Heute bieten wir neben unserem Kerngeschäft – dem Objektschutz – weitere Dienstleistungen aus dem Bereich Security Management in ganz Deutschland an.

Ihre Aufgaben

• 1. HR-Administration & Lohn-Vorbereitung
• Stammdaten-Management: Du legst neue Mitarbeiter in unseren Systemen an und pflegst Änderungen (Krankenkassen, Steuerklassen, Adressen).
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Da wir eine digitale Zeiterfassung nutzen, prüfst du die Export-Dateien am Monatsende auf Plausibilität und bereitest den fehlerfreien Import für die Buchhaltung vor.
• Dokumenten-Management: Du erstellst Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Zeugnisse digital und überwachst den Rücklauf der Unterschriften.
• Onboarding-Check: Kein Dienstantritt ohne vollständige Akte! Du stellst sicher, dass Arbeitsvertrag, Einstellungsunterlagen und Qualifikationsnachweise vorliegen.
• 2. Compliance & Fristenüberwachung
• Du überwachst proaktiv alle Ablaufdaten (Führungszeugnisse, Dienstausweise, Aufenthaltstitel).
• Du forderst fehlende Unterlagen konsequent ein und sorgst dafür, dass unsere Personalakten jederzeit bereit für externe Audits sind.
• 3. Tägliches Qualitätsmanagement der Zeiterfassung
• Der tägliche Endabgleich: Unsere Objektleiter machen die Vorarbeit – du bist die letzte Instanz. Du prüfst täglich die Schicht-Buchungen auf Gesetzeskonformität (Pausen, Ruhezeiten) und gibst sie im System frei.
• Du klärst Unstimmigkeiten sofort mit der Einsatzleitung, damit am Monatsende keine Fragen offenbleiben.
• 4. Nachunternehmer-Management
• Du prüfst unsere Partner auf Herz und Nieren: Liegen alle Verträge, Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Finanzamt/KK) und Mindestlohn-Erklärungen vor?
• Nur wenn die „Compliance-Ampel“ grün ist, gibst du die Zahlung an Subunternehmer frei.

Ihr Profil

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• Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Personaldienstleistungskaufmann/-frau) und erste Erfahrung in der Personalverwaltung oder vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
• Software-Kompetenz: Du bist IT-affin und findest dich schnell in neuen Tools zurecht.
• DATEV-Vorteil: Idealerweise hast du bereits mit DATEV Lohn und Gehalt (insb. Stammdatenpflege) gearbeitet. Das ist ein großes Plus, aber kein Muss – wir lernen dich an.
• Arbeitsweise: Du arbeitest akribisch, strukturiert und behältst auch bei vielen Fristen den Überblick.
• Persönlichkeit: Du bist durchsetzungsstark und kannst freundlich, aber bestimmt fehlende Unterlagen anmahnen.

Warum wir?

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• Einen hochmodernen Arbeitsplatz: Wir arbeiten digital und prozessorientiert (Schnittstellen statt Tipparbeit).
• Verantwortung ab Tag 1: Du verwaltest den wichtigsten Bereich unseres Unternehmens – das Personal.
• Sicherheit: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einer krisensicheren Wachstumsbranche.
• Entwicklung: Die Möglichkeit, tiefer in die Themen Lohnbuchhaltung, Qualitätsmanagement (ISO) oder Prozessoptimierung einzusteigen.
• Kultur: Flache Hierarchien, direkte Kommunikation mit der Geschäftsführung und ein Team, das an einem Strang zieht.