Kanzleimanagement (m/w/d)

Einleitung

Wir sind eine expandierende, überregional tätige Steuerberatungsgesellschaft und suchen zur Verstärkung unseres Teams für die Kanzlei inGunzenhausen ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Kanzleimanager (m/w/d)

Aufgaben und Tätigkeitsschwerpunkte

Leitung des Kanzleimanagementteams / Sekretariat/Administration
• Führen von /Teilnahme an Recruiting-Gesprächen für Personalbeschaffung im Kanzleimanagement- Bereich
• Konzeption Onboarding und Lernpfad im Kanzleimanagement / Sekretariat
• Sicherstellen des Onbaordings neuer Mitarbeitende in diesem Bereich
• Sicherstellen der Personalentwicklung in diesem Bereich
• Führen von Mitarbeitergesprächen mit den eigenen Teammitgliedern
• Situative und präferenzorientierte Führung und Unterstützung der Mitglieder des eigenen Teams
Bereich Kanzlei- und Büroverwaltung
• Prozessverantwortung für alle Prozesse im Kanzleimanagement
• Entwickeln von Büro-Organisationsstandards
• Sicherstellen Aktualität der Vorlagen
• Besprechungsorganisation und -begleitung (Agenda-Erstellung/Protokollieren)
• Sicherstellen / Aufbereitung von Schriftverkehr
• Organisation von internen Events
Bereich Mandate
• Kommunikation mit Mandanten
• Organisation Empfang und Betreuung der Mandate / Gäste
• Koordination Mandanteninformation / Pflege Social-Media-Auftritt
• Organisation Veranstaltungen
Bereich Eigenorganisation, Planung und Controlling
• Überwachung der Stammdatenpflege
• Überwachung und Pflege der Stundensätze
• Überwachung der Fakturierung
• Überwachen Mahnwesen
• Überwachen Fristenkontrolle
• Sicherstellen Aktualität der Vorlagenverwaltung
• Auftragscontrolling (wenn es in der Kanzlei keine separate Rolle Teamcontrolling gibt):
- Überwachung
- Zeit- und Leistungserfassung
- Datenvorbereitung Kanzleicontrolling -> Übergabe zur Weiterarbeitung an TS
- Anfertigung von Überschussanalysen für die Kanzleileitung
Digitalisierungs- Aufgaben (ggf. in Zusammenarbeit mit Digi-Manager)
• Überwachung Digitalisierungsgrad der Kanzlei: DigiCheck, DaDiCo, ISWL Mandantenanalyse, etc.
• Unterstützung der Sachbearbeiter/-innen zu Fragen der IT-Nutzung und IT Organisationsprozesse
• Vorantreiben der Digitalisierung der Kanzlei (projekt- und anlassorientiert)
• Organisation der Einführung digitaler Rechnungsversand/E-Rechnung

Anforderungen an den Bewerber:

Grundkenntnisse: Gruppen-, Teamleitung
Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Personalrekrutierung

Wir bieten

Wir bieten Ihnen viel versprechende Entwicklungschancen, eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem angenehmen Umfeld mit modern ausgestatteten Arbeitsplätzen und einem netten Kollegenteam. Selbstverständlich fördern wir Ihre berufliche Fortbildung.

Kontakt

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, gerne auch per email.