Inspektor/Inspektorka ds. organizacyjnych i obsługi sekretariatu

Zakres obowiązków Permanentna obsługa klientów zewnętrznych Stałe godziny pracy Praca pod presją czasu Praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie Praca w pomieszczeniu klimatyzowanym zlokalizowanym na V piętrze w budnku XV kondygnacynym Zainstalowana winda Budynek i pomieszczenia dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych Prowadzi ewidencję korespondencji wpływającej do Wydziału i przekazuje zgodnie z dyspozycją Dyrektora przy pomocy Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentacją oraz przyjmuje i przedkłada dokumenty do podpisu Dyrektorowi Wydziału. Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne, kieruje interesantów do odpowiednich pracowników merytorycznych, przyjmuje i obsługuje pocztę elektroniczną, w celu bieżącego informowania Dyrektora Wydziału o nadesłanych informacjach oraz przyjmuje korespondencję do wysyłki i przekazuje do Kancelarii Ogólnej. Prowadzi obsługę Elektronicznego Systemu Rejestracji Czasu Pracy oraz pracowników Wydziału w zakresie: wprowadzania nieobecności, przepustek, monitorowania faktycznego czasu pracy, ewidencji pracy w godzinach nadliczbowych, urlopów wypoczynkowych, książkę wyjść, delegacji służbowych, rejestru biletów MZK i rejestru kontroli wewnętrznych oraz generowania elektronicznych raportów dotyczących ewidencji czasu pracy i elektronicznych list obecności pracowników Wydziału. Prowadzi sprawy organizacyjne Wydziału, w tym m.in.: załatwia sprawy dotyczące uzyskania upoważnień i certyfikatów oraz inne potrzeby Wydziału (np. dostęp do kluczy, identyfikatory, pieczątki, materiały biurowe) oraz dba o środki trwałe będące na stanie sekretariatu oraz Wydziału Prowadzi kalendarz spotkań Dyrektora Wydziału oraz jego obsługę Przygotowuje propozycje krótkich pism zleconych przez Dyrektora, w celu wsparcia bieżących prac Dyrektora Wydziału. Przechowuje, zabezpiecza i wykorzystuje pieczęcie służbowe. Dokonuje rezerwacji sal na narady, szkolenia i rezerwacji samochodów służbowych oraz załatwia sprawy związane z wyjazdami służbowymi Dyrektora Wydziału, w tym rozliczanie delegacji. Wymagania wykształcenie: średnie doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego Znajomość ustawy o służbie cywilnej; znajomość zasad służby cywilnej i etyki korpusu służby cywilnej Znajomość zasad instrukcji kancelaryjnej Umiejętność organizacji pracy własnej, wysoka kultura osobista Odporność na stres, dyspozycyjność W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r. Posiadanie obywatelstwa polskiego Korzystanie z pełni praw publicznych Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe doświadczenia zawodowego Doświadczenie zawodowe: 1 rok w pracy biurowej Oferujemy Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych Miejsce do ćwiczeń lub zajęcia sportowo-rekreacyjne w miejscu pracy Dopłata do biletów na imprezy kulturalne Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu Dofinansowanie do wypoczynku pracowników Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników Dodatek za wieloletnia pracę w wysokości od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy Nagrody jubileuszowe Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka) Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych Możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego