GŁÓWNY SPECJALISTA DS. ADMINISTRACYJNO - BIUROWYCH/STARSZY SPECJALISTA DS. ADMINISTRACYJNO-BIUROWYCH - 1 ETAT W DZIALE ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNYM (NR REF. 7.2026) K/M

• organizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego z godnie z obowiązującymi przepisami prawa,
• nadzorowanie nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA),
• opracowywanie, opiniowanie oraz aktualizacja i wdrażanie dokumentów normatywnych, w tym: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), zarządzeń wewnętrznych dotyczących dokumentacji oraz rzeczowego wykazu akt dla EZD,
• wdrażanie zasad postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych,
• prowadzenie ewidencji archiwalnej, w tym spisów zdawczo-odbiorczych, rejestrów wykazów oraz dokumentacji brakowania,
• przygotowywanie dokumentacji do brakowania oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego,
• współpraca z właściwym archiwum państwowym w zakresie nadzoru archiwalnego,
• koordynowanie pracy zespołu archiwum oraz nadzór nad realizacją powierzonych zadań,
• prowadzenie szkoleń wewnętrznych z zakresu instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, JRWA oraz obiegu dokumentów,
• współpraca przy procesach ocen pracowniczych,
• nadzór nad dokumentacją elektroniczną oraz systemem EZD.

Wymagania: Wymagania niezbędne:

• wykształcenie wyższe lub średnie umożliwiające wykonywanie zadań na w/w stanowisku urzędniczym.

Wymagania konieczne:

• na stanowisko Głównego specjalisty ds. administracyjno-biurowych, wymagane wykształcenie wyższe oraz minimum 4 lata stażu pracy,
• na stanowisko Starszego specjalisty ds. administracyjno-biurowych, wymagane wykształcenie wyższe oraz 3 lata stażu pracy, w przypadku wykształcenia średniego minimum 5 lat stażu pracy,
• ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia,
• znajomość przepisów z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją, w szczególności: ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozporządzeń kancelaryjno-archiwalnych, przepisów o ochronie danych osobowych (RODO),
• obywatelstwo polskie,
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
• brak karalności za przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego oraz za przestępstwa skarbowe popełnione umyślnie,
• nieposzlakowana opinia,
• umiejętność pracy w środowisku Windows oraz dobra znajomość pakietu MS Office.

Wymagania pożądane:

• doświadczenie zawodowe w pracy w archiwum zakładowym na stanowiskach lub w zakresie odpowiedzialności odpowiadających stanowiskom: Starszego Archiwisty, Starszego specjalisty ds. archiwizacji, Głównego Archiwisty lub Kierownika Archiwum Zakładowego,
• umiejętność prowadzenia ewidencji archiwalnej i dokumentacji towarzyszącej,
• znajomość zasad brakowania dokumentacji,
• umiejętność sporządzania raportów i sprawozdań archiwalnych,
• doświadczenie w nadzorowaniu dokumentacji elektronicznej i systemu EZD,
• doświadczenie we współpracy z archiwum państwowym i organami nadzoru archiwalnego,
• umiejętność prowadzenia dokumentacji projektowej i wdrożeniowej w zakresie zarządzania dokumentacją,
• doświadczenie w zarządzaniu zespołem lub koordynowaniu pracy zespołu,
• wysoki poziom zaangażowania oraz odpowiedzialne podejście do obowiązków.

Miejsce pracy: Praca wykonywana w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy w lokalizacji:

1. ul. Marcina Kasprzaka 18/20 wejście do budynku dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową. W budynku znajdują się toalety dla osób z niepełnosprawnością. Budynek jest wyposażony w windę, o wymiarach 80x140 cm, w związku z tym osoby korzystające z wózków inwalidzkich mają częściowo zapewniony dostęp do pomieszczeń znajdujących się na I piętrze budynku. Windy posiadają oznaczenia dla osób niewidomych oraz sygnał dźwiękowy komunikujący ich przyjazd. Schody w budynku nie są wyposażone w pochylnie dla osób niepełnosprawnych. Na schodach zamontowane są poręcze.

Stanowisko pracy: stanowisko związane z obsługą komputera powyżej 4 godzin dziennie, obsługą urządzeń biurowych, obsługą klienta, przemieszczaniem się wewnątrz budynku i poza jego terenem. Na stanowisku brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, słabo słyszącym i niesłyszącym.

Wymagane dokumenty:

• CV i list motywacyjny,
• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
• kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe i wymagany staż pracy lub aktualne zaświadczenie zawierające okres zatrudnienia w przypadku pozostawania w stosunku pracy,
• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata, który zamierza skorzystać z uprawnień, o których mowa w art.13a ust. 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych,
• podpisane oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych oraz o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie (oświadczenie do pobrania ze strony https://up-warszawa.bip.gov.pl w zakładce nabór na wolne stanowisko urzędnicze),
• podpisana klauzula: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (klauzula do pobrania ze strony https://up-warszawa.bip.gov.pl w zakładce nabór na wolne stanowisko urzędnicze). Oferty nie zawierające klauzuli nie będą rozpatrywane.

W Urzędzie Pracy m.st. Warszawy obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa, podejmowaniu działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów) link do procedury: https://up-warszawa.bip.gov.pl/fobjects/download/1803283/zalacznik-nr-1-do-zarzadzenia-nr-27-sygnalista-docx.html W miesiącu poprzedzającym datę publikacji ogłoszenia o naborze wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.

Do udziału w naborze zachęcane są osoby posiadające orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu oraz po uwzględnieniu informacji dotyczących oferowanych warunków pracy. Aplikacje niewykorzystane w procesie rekrutacji zostaną komisyjnie zniszczone.

Dokumenty należy złożyć w zaklejonej kopercie z dopiskiem Nr ref. 7.2026 stanowisko: Główny specjalista/Starszy specjalista ds. administracyjno-biurowych w terminie do dnia 05.03.2026 r. do godz. 15:00 w Urzędzie Pracy m. st. Warszawy, ul. Młynarska 37A, 01-175 Warszawa stanowisko kancelaryjne (parter po lewej stronie od wejścia) lub listownie na adres Urzędu (decyduje data wpłynięcia dokumentów do Urzędu). Zastrzega się prawo nie wybrania żadnego kandydata.

Warunki pracy: Wymiar etatu: 1.00 Zmianowość: jedna zmiana System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną