Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement Kennziffer: 26.18-9120

Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.                     

Wir suchen für die Stabsabteilung “GSI & FAIR Gremien und Komitees” zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement

Kennziffer: 26.18-9120

Ihre Aufgaben:

• Sie sind verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Geschäftsführung mit einem internationalen Teilnehmendenkreis und erster Kontakt für unsere Partner*innen und Sitzungsteilnehmer*innen in allen organisatorischen Belangen.

Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:

• Bestellung von internen und externen Dienstleistungen wie z. B. Reisebuchungen, Bewirtung, Raumausstattung, Hotelzimmerkontingente, inkl. Einholen von Angeboten, Erstellung und Verfolgung von Warenkörben in SAP und abschließende Rechnungsprüfung
• Korrespondenz mit unseren Partner*innen/Sitzungsteilnehmer*innen in englischer Sprache
• Durchführung von Recherchen
• Raumvorbereitung und -nachbereitung in Zusammenhang mit Sitzungen, sowie organisatorische Sitzungsbegleitung
• Reisekostenabrechnungen
• Pflege und Erstellung von Listen und Übersichten in Zusammenhang mit Sitzungen (Transfer-/Hotel-/Teilnehmenden-/Terminlisten).

Ihr Profil:

• Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in bzw. kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen mindestens auf B2- bzw. C1-Niveau
• Sie verfügen über Erfahrung im geschäftsführungsnahen Assistenzbereich, idealerweise waren Sie bereits im Eventmanagement tätig
• Erfahrung bei der Arbeit mit Microsoft Office-Programmen
• Affinität zum eigenständigen, methodischen und strukturierten Arbeiten
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Teamarbeit
• Sie sind versiert im Umgang mit Kund*innen und serviceorientiert; höfliche Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit

Wir bieten

eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).

Eine Entfristung bzw. Weiterbeschäftigung ist bei entsprechender Eignung und Bedarf nicht ausgeschlossen.

GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.

Kontakt

Weitere Informationen über GSI und FAIR erhalten Sie unter www.gsi.de sowie www.fair-center.eu.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung unter Angabe der Kennziffer 26.18-9120 bis 18.03.2026

über das Onlineportal auf unserer Webseite:

Online-Bewerbungsportal

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Abteilung Personal
Planckstraße 1
64291 Darmstadt