Executive Assistant in Vollzeit (m/w/d)

Einleitung

Editorial Hub ist ein in Frankfurt am Main ansässiges Medienunternehmen mit Fokus auf Lifestyle und Beauty. Unser 360°-Leistungsangebot umfasst Digital, Data-driven und Print-Projekte sowie hochwertige Videoproduktionen. Unsere Marken séduction und eternal Beauty erreichen digital etwa 500.000 User monatlich.

Mit besonderem Fokus auf Online und Social Media informieren wir täglich über aktuelle Trends und Entwicklungen. Gemeinsam mit Premium-Partnern produzieren wir Livestreams und schaffen interaktive Erlebnisse.

Um unser engagiertes Team weiter zu stärken, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit, der/die uns bei der Organisation und Koordination im Tagesgeschäft unterstützt.

Aufgaben

■ Executive Support: Kalender-, Reise- und E-Mail-Management; Vor- und Nachbereitung von Terminen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
■ Kommunikations-Drehscheibe: Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Redaktionen, Vertrieb, Marketing, externen Partnern und Gesellschaftern
■ Projektkoordination: Planung, Tracking und Follow-up von bereichsübergreifenden Projekten (z. B. Launches, Events, Prozessoptimierungen)
■ Unterlagen & Research: Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Markt-/Wettbewerbsrecherchen
■ Office- und Vertragsorganisation: Dokumentenmanagement, einfache Vertrags- und Budgetvorbereitung in Abstimmung mit Legal/Finance
Vertrauliches & Compliance: Sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen, Fristen- und Maßnahmenkontrolle

Qualifikation

■ Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder PMO – idealerweise in Verlag/Medien, Agentur oder einem dynamischen KMU
■ Organisationstalent mit hohem Qualitätsanspruch, Proaktivität und Diskretion
■ Souveräne Kommunikation auf Deutsch (C2) und sehr gutes Englisch (mind. B2/C1)
■ Sicherer Umgang mit MS 365/Google Workspace; Bonus: Erfahrung mit Projekt-/Task-Tools (Asana, Trello, Notion o. ä.)
■ Ausgeprägtes Zeit- und Stakeholder-Management, Priorisierung und „Hands-on“-Mentalität Zeit- und Stakeholder-Management, Priorisierung und „Hands-on“-Mentalität

Benefits

■ Flexibles Arbeiten: Gleitzeit, hybrides Modell
■ Moderne Tools
■ Entwicklung: Weiterbildungen
■ Konditionen: Unbefristeter Vertrag, 30 Tage Urlaub, Mobilitätszuschuss
■ Kultur: Wertschätzung, kurze Wege, klare Entscheidungen