Asystent/Asystentka Zarządu

Poszukujemy osoby na stanowisko Asystent Zarządu, która będzie odpowiedzialna za kompleksowe wsparcie organów spółki w zakresie prowadzenia i archiwizacji dokumentacji korporacyjnej oraz obsługi formalno-prawnej. Jeśli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, skrupulatną i znasz przepisy dotyczące funkcjonowania spółek, zapraszamy do aplikowania!

 Zakres obowiązków:

1. Wsparcie administracyjne Zarządu

• Organizacja i koordynacja kalendarza spotkań
• Prowadzenie korespondencji (e-mailowej, telefonicznej, pocztowej) w imieniu Zarządu
• Przygotowywanie dokumentów, prezentacji i raportów na potrzeby Zarządu
• Sporządzanie notatek i protokołów ze spotkań

2. Obsługa formalno-prawna i dokumentacyjna

• Przygotowanie uchwał, protokołów i innych dokumentów korporacyjnych
• Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów oraz ich archiwizacja
• Prowadzenie dziennika korespondencji, wysyłka i dystrybucja korespondencji
• Współpraca z kancelariami prawnymi, notariuszami i urzędami
• Przygotowywanie i składanie wniosków oraz zgłoszeń do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
• Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji spółki zgodnie z wymogami prawnymi Monitorowanie zmian w przepisach prawa spółek handlowych i ich wdrażanie
• Archiwizacja dokumentacji oraz dbanie o jej poufność i zgodność z RODO

3. Organizacja pracy biura Zarządu

• Koordynowanie działań organizacyjnych i administracyjnych w biurze
• Zarządzanie zaopatrzeniem w materiały biurowe i organizacja zaplecza administracyjnego
• Skanowanie dokumentacji projektowej
• Redagowanie regulaminów, procedur i instrukcji
• Obsługa gości Zarządu i organizacja spotkań wewnętrznych oraz zewnętrznych

4. Wsparcie komunikacyjne i reprezentacyjne

• Przygotowywanie i redagowanie pism, umów oraz oficjalnych komunikatów
• Dbanie o wizerunek firmy w kontaktach z klientami i partnerami biznesowymi
• Wsparcie podczas organizacji eventów firmowych i spotkań integracyjnych
• Dbanie o porządek i wizerunek biura

5. Wsparcie w realizacji projektów i zadań strategicznych

• Koordynacja projektów realizowanych przez Zarząd
• Analiza dokumentów i przygotowywanie podsumowań dla Zarządu
• Współpraca z innymi działami firmy w zakresie realizacji bieżących zadań
• Udział w działaniach związanych z wdrożeniem systemów jakości ISO

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe (preferowane prawo, administracja, ekonomia)
• Doświadczenie na podobnym stanowisku (mile widziane w spółach kapitałowych)
• Znajomość prawa spółek handlowych i procedur KRS
• Umiejętność sporządzania dokumentów korporacyjnych
• Wysoka kultura osobista i dyskrecja
• Bardzo dobra organizacja pracy i samodzielność
• Znajomość pakietu MS Office

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w nowoczesnej organizacji
• Pracę w dynamicznym i profesjonalnym środowisku
• Atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia
• Dofinansowanie do opieki medycznej, karty multisport i multilife