Assistenz der Geschäftsleitung

Einleitung

Northoff Energy bietet moderne Gebäudetechnik für Gewerbe- und Objektbauten: Klimatechnik, Heizungstechnik, Lüftungstechnik, sowie TGA-Planung und Energieberatung – individuell geplant, präzise umgesetzt und langfristig betreut.
Wir sind seit 2024 rasant gewachsen und vor allem in der Geschäftsleitung.
Um die große Nachfrage bedienen zu können, brauchen wir genau DICH!

Aufgaben

Du entlastet die Geschäftsleitung durch vorausschauende Planung, effiziente Organisation und zuverlässige Koordination. Dabei fungierst du als Bindeglied zwischen der Geschäftsleitung, den internen Abteilungen und externen Partnern sowie Dienstleistern, um einen reibungslosen Arbeitsablauf und eine effektive Durchführung aller Handlungen sicherzustellen.
Vertrieb & Kundenbetreuung
- Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
- Erster Kontakt für interne und externe Gesprächspartner, inkl. Weiterleitung und Bearbeitung von Anfragen
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Lieferanten / Dienstleistern / Partnern
- Versand von Unterlagen an Kunden / Anforderung von Unterlagen
- Kontaktweitergabe von Interessenten/Anfragen ans Vertriebsteam
- Pflege von Kundenstammdaten und CRM-Systemen, insbesondere nach Ausschreibungen oder Abschlüssen
- Versand von Ausschreibungen innerhalb des Lieferantenpools
- Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Statistiken
- Organisation, Koordination und Nachverfolgung von internen und externen Terminen
Assistenz der Geschäftsleitung
- Organisation und Koordination von Terminen
- Zusammenarbeit / Abwicklung mit anderen Dienstleistern
- Nachverfolgung von Kundenanfragen und enge Abstimmung mit dem Vertrieb
- Unterstützung bei Projekten der Geschäftsführung
Administrative Aufgaben
- Organisation, Koordination und Nachverfolgung von internen und externen Terminen (Verantwortlichkeiten verteilen / Fristen überwachen / Deadlines beaufsichtigen)
- Planung von Veranstaltungen / Schulungen / Netzwerk-Events / Reisen

Ihr Profil

Qualifikation- Eine kaufmännische Ausbildung.
- Einen sicheren Umgang mit den MS-Office-Produkten.
- Selbstständiges Handeln und Freude im Umgang mit Menschen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort & Schrift.
- Ausgeprägte Kommunikationsbereitschaft.
- Engagement, Flexibilität & Zielorientierung sind keine Fremdwörter für dich.
- Gewissenhaftigkeit, Lösungsorientierung, Organisationstalent, Diskretion und Vertrauen, VerantwortungsbewusstseinAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Kundenberatung, -betreuung, Abrechnung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.)
Zwingend erforderlich: Büro- und Verwaltungsarbeiten, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Postbearbeitung

Benefits

- Eine zentrale Schlüsselposition mit Gestaltungsspielraum
- Modernes, werteorientiertes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
- Flexible Arbeitsstrukturen mit 2-3x festen Präsenztagen pro Woche
- Klare Verantwortlichkeiten und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
- Attraktives Vergütungspaket inkl. erfolgsabhängiger Komponenten
- Team-Events (Mallorca-Reise, Indoor-Golfen,….)
- Ein motiviertes Team mit hoher Eigenverantwortung und gemeinsamer Mission
Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung