Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Einleitung

Assistenz der Geschäftsführung – Verwaltung & Organisation (m/w/d)

Standort: Heidelberg

Im Auftrag eines international agierenden Unternehmens mit Sitz in Heidelberg suchen wir im Rahmen einer vertraulichen Direktvermittlung eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Unser Mandant ist in einem technologisch geprägten und regulierten Marktumfeld tätig und befindet sich in einer strategisch wichtigen Entwicklungs- und Wachstumsphase. Das Unternehmen verbindet hohe fachliche Expertise mit unternehmerischer Dynamik und klaren Zukunftsperspektiven.

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung in sämtlichen organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben. Sie tragen maßgeblich dazu bei, interne Abläufe effizient zu gestalten, Entscheidungsprozesse vorzubereiten und die Weiterentwicklung des Unternehmens strukturell zu begleiten.

Aufgaben

• Sie organisieren und koordinieren Termine, Meetings und Geschäftsreisen.
• Außerdem übernehmen Sie die professionelle Vor- und Nachbereitung von Besprechungen – einschließlich Protokollführung.
• Des Weiteren erstellen, bearbeiten und strukturieren Sie Präsentationen, Reports, wichtige Entscheidungsvorlagen, sensible Dokumente sowie vertrauliche Unterlagen.
• Kompetent stellen Sie den reibungslosen Informationsfluss zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern sicher, indem Sie beispielsweise Statusberichte und Managementübersichten erstellen.
• Ihre Unterstützung zählt bei strategischen und operativen Projekten inklusive Termin- und Fristenkontrolle.
• Nicht zuletzt unterstützen Sie bei der Organisation interner Veranstaltungen und bei Bedarf übernehmen Sie die Vertretung im Büromanagement.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs- oder Managementebene
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook)
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Serviceorienteirung und ausgeprägtes Priorisierungsvermögen
• Professionelles Auftreten, Kommunikationsgeschick und verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine strukturierte, selbstständige, diskrete und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Lust auf Teamarbeit

Wir bieten

• Eine Schlüsselposition mit unmittelbarer Nähe zur Geschäftsführung und entsprechendem Verantwortungsrahmen
• Attraktive finanzielle Rahmenbedingungen
• Mitarbeit in einem technologisch führenden und innovationsgetriebenen Unternehmen
• Kurze Entscheidungswege sowie professionelle und transparente Strukturen
• Gestaltungsspielraum in einer dynamischen Wachstumsphase
• Exzellente fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten

Unser Mandant steht für Chancengleichheit und Vielfalt am Arbeitsplatz. Bewerbungen von qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten werden unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität berücksichtigt.

Weitere Informationen

Nehmen Sie Ihr Glück in die Hand

Nutzen Sie die Chance, diesen verantwortungsvollen Bereich aktiv mitzugestalten und gehen Sie den nächsten Schritt in Ihrer beruflichen Entwicklung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen.

Wir bitten Sie, uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit einem aktuellen Lebenslauf sowie allen relevanten beruflichen und akademischen Zeugnissen zu übermitteln. Bitte teilen Sie uns auch Ihre Gehaltsvorstellung und Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin mit.

Ihre Unterlagen werden zunächst ausschließlich durch Headgate geprüft und nicht unmittelbar an das suchende Unternehmen weitergeleitet. Eine Weitergabe Ihrer Bewerbung erfolgt selbstverständlich erst nach persönlicher Abstimmung mit Ihnen.

Im Anschluss an die Übermittlung Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine DSGVO-konforme Einwilligungserklärung zur Speicherung, Verarbeitung und gegebenenfalls Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten. Der gesamte Bewerbungsprozess wird diskret und vertraulich begleitet.

Für erste Fragen steht Ihnen Frau Manuela Martin telefonisch unter 06101 987322 gerne zur Verfügung.

Alternativ können Sie uns Ihre Unterlagen – bitte unter Angabe der Kennziffer MM111 – auch direkt an [email protected] übermitteln. Selbstverständlich behandeln wir Ihre Bewerbung jederzeit absolut vertraulich.