Assistenz der Abteilungsleitung Kinder und Familie (w/m/d)

Herzlich willkommen im AWO-Team!

Für unsere Abteilung Kinder und Familie suchen wir eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit als
Assistenz der Abteilungsleitung Kinder und Familie (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

- Organisation und Steuerung der Abteilungsprozesse Qualitäts- und Prozessentwicklung Veranstaltungs- und Projektmanagement - Selbstständige und vorausschauende Organisation sowie Koordination administrativer und operativer Abläufe zur Unterstützung der Abteilungsleitung und der Teams
- Eigenverantwortliche Planung und Steuerung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen (intern und extern)
- Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, Netzwerktreffen, Gremiensitzungen und Arbeitskreisen
- Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung
- Dokumentation von Prozessen sowie Pflege und Weiterentwicklung von Arbeitsanweisungen, Vorlagen und Handbüchern
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe und Strukturen innerhalb der Abteilung
- Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie Mitarbeit bei deren Umsetzung
- Unterstützung der internen Kommunikation und Koordination von Informationsflüssen innerhalb der Abteilung (z. B. Aufbau und Redaktion eines Abteilungsnewsletters)
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung digitaler Tools und Systeme zur Unterstützung der Abteilungsarbeit
- Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, idealerweise im Kontext von Kinder-, Familien- oder Bildungsangeboten
- Koordination verschiedener interner und externer Beteiligter im Rahmen von Veranstaltungen und Projekten

Ihr Profil

Sie bringen mit:- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, z. B. im Bereich Sozialmanagement, Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Assistenz-, Organisations- oder Projektmanagementaufgaben
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Akteur:innen
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Office-Anwendungen
- Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein hohes Maß an Eigeninitiative
- Von Vorteil: Ausbildereignung nach AEVO (Ausbildung der Ausbilder:innen) oder vergleichbare QualifikationAnforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Projektmanagement

Freuen Sie sich auf:

50 % | ab 01.10.2026 oder nach Vereinbarung | befristet auf 2 Jahre- Die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung der Neustrukturierung der Abteilung Kinder und Familie
- Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Anbindung an die Abteilungsleitung
- Wertschätzende Teamarbeit
- Familienfreundliche Unternehmenskultur mit flexiblen Arbeitszeiten
- Bezahlung nach TV AWO BW & Jahressonderzahlung
- Hansefit
- Individuelle Förderung durch Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten