Assistent/-in der Geschäftsführung (Verwaltung/Organisation)

Über uns

Das Institut für Angewandte Bauforschung (IAB) Weimar ist eines der führenden wirtschaftsnahen Forschungsinstitute in Thüringen. Seit über 30 Jahren entwickeln wir gemeinsam mit Partnern aus Industrie und Wissenschaft innovative Geräte, Verfahren und Materialien für das Bauwesen. Mehr als 120 Mitarbeitende arbeiten bei uns an praxisnahen Lösungen, die die Bauwelt von morgen gestalten. Damit sind wir ein wesentlicher Akteur am Bauforschungsstandort Weimar.
Zur Verstärkung der Verwaltung unseres Instituts suchen wir ab dem 01.02.2026 eine engagierte Persönlichkeit als Assistent/-in der Geschäftsführung. Sie bringen Organisationstalent, Kommunikationsfreude und kaufmännisches Verständnis mit und unterstützen unsere Geschäftsführung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Ihr Aufgabenfeld

- Koordination von Terminen der Geschäftsleitung
- Empfang, Begrüßung und Betreuung von Gästen
- Betreuung von Konferenzräumen
- Telefonzentrale, E-Mail- und Postbearbeitung
- Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial
- Allgemeine administrative Tätigkeiten
- Vorbereitung und Organisation von Gremiensitzungen
- Eigenverantwortliche Bearbeitung von Vereinsangelegenheiten
- Vorbereitung von Tagungen, Ausstellungen und Messen
- Reise- und Terminorganisation
- Professionelle Korrespondenz
- Archivierung

Ihr Profil

Ihre Fähigkeiten/Qualifikationen- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung idealerweise mit Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Eigenverantwortliche, organisierte und strukturierte Arbeitsweise
- Loyalität und Professionalität
- Souveränes Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Sehr gute Deutsch- (Muttersprachler oder min. Niveau C1) und gute Englischkenntnisse (min. Niveau B1) in Word und SchriftAnforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Postbearbeitung

Unser Angebot

- Unbefristete Anstellung an einem wirtschaftsnahen Forschungsinstitut
- Arbeitsbegleitende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Gruppenunfallversicherung (24 Stunden)
- Erweiterte soziale Leistungen
- Jobrad-Leasing
- Jobticket (Deutschlandticket)
- Firmenfitness (Hansefit)
- Sonderzahlung
- 30 Tage Urlaub

Ihre Bewerbung schicken Sie an:

Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen unter Angabe der Stellen-ID 2025-12-ASGF-WMA per E-Mail an:
[email protected] (//www.iab-weimar.de/%[email protected]//%22/%22" target="_blank" rel="nofollow">https://www.iab-weimar.de/%[email protected]//%22/%22)