Wir sind das Family Office der Familie Hopp mit Sitz in Mannheim.

Unser Schwerpunkt liegt in der Betreuung der Investitionen in den Bereichen Technologie, erneuerbare Energien und Immobilien der Unternehmerfamilie Hopp.

Durch die Diversität der Aktivitäten und Vermögenswerte sind die täglichen Herausforderungen vielfältig. Immer wieder aufkommende Geschäftsideen versprechen einen Einblick in verschiedene Branchen, Unternehmensarten und Gesellschaftsformen. Regelmäßige Investitionen unterschiedlichster Art erweitern das Portfolio kontinuierlich.

Unser Team besteht aus Spezialisten in den Bereichen Recht, Steuerberatung, Immobilien, Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling. Wir arbeiten mit Stolz für die Familie Hopp, die in der Region viel bewegt, investiert und ins Leben ruft.

Aufgrund anhaltenden Wachstums sind wir auf der Suche nach engagierten Persönlichkeiten, die Teil unseres Teams werden möchten und uns in unseren Aufgaben unterstützen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir daher als Verstärkung eine

Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d).

Deine Aufgabenbereiche:

• Vertragsmanagement: Du koordinierst intern das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle vertraglichen Angelegenheiten gut organisiert und fristgerecht bearbeitet sind.
• Termin- und Reiseorganisation: Du planst und koordinierst Termine sowie Geschäftsreisen der Geschäftsführung und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Kommunikation: Du übernimmst die professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern und fungierst als erste Anlaufstelle für die Geschäftsführung.
• Dokumentenmanagement: Du verwaltest vertrauliche Unterlagen, bereitest Präsentationen und Berichte auf und sorgst für eine strukturierte Ablage.
• Projektunterstützung: Du begleitest Sonderprojekte der Geschäftsführung, übernimmst Recherchen und unterstützt bei der Umsetzung strategischer Themen.
• Office-Organisation: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und optimierst interne Prozesse im Sinne der Geschäftsführung.
• Vertraulichkeit & Diskretion: Du gehst souverän mit sensiblen Informationen um und gewährleistest höchste Vertraulichkeit in allen Belangen.
• Schnittstellenfunktion: Du koordinierst die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen, Dienstleistern und Partnern und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden.
• Unterstützung im Finanzbereich: Du unterstützt bei der Vorbereitung von Liquiditätsplanungen, Auswertungen, Reportings und der Kommunikation mit Steuerberatern und Banken.

Das bringst Du mit:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium.
• Idealerweise hast Du bereits Erfahrungen im geforderten Aufgabenbereich.
• Du bist ein Organisationstalent und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
• Du bist ein Sprachtalent beherrschst idealweise Englisch und Französisch.
• Du besitzt ein hohes Maß an Professionalität, Zuverlässigkeit und zeigst Initiative.
• Du arbeitest sorgfältig und eigenständig und behandelst die Dir aufgetragenen Themen stets vertraulich.
• Du bist kommunikationsstark und arbeitest gerne im Team.
• Du bist versiert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen.
• Du bist bereit, Neues dazuzulernen.

Das kannst Du von uns erwarten:

• Du kannst dich auf ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem freundlichen und modernen Arbeitsumfeld freuen.

• Bei uns erhältst du 30 Tage Jahresurlaub.

• Wir bieten dir die Möglichkeit zu einer individuellen Weiterbildung und Entwicklung in einem zukunftsorientierten Unternehmen.

• Flache Hierarchien: Wir sind alle beim Du und unterstützen uns gegenseitig.

• Bei uns hast du die Möglichkeit auf Gleitzeit und flexibles Arbeiten.

• Du erhältst eine systematische Einarbeitung in unsere Prozesse und ein strukturiertes Onboarding.

• Unsere Hands On-Mentalität und das WIR-Gefühl werden gelebt: Wir fördern ein gutes Miteinander (z.B. durch gemeinsame Mittagessen, Sommerfest, Weihnachtsfeier, Grillen etc.)

• Dir stehen ein Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr, sowie kostenfreie Pkw-Stellplätze zur Verfügung.

• Wir nutzen den steuerfreien Sachbezug in Form einer Gutscheinkarte, die jeden Monat mit einem festen Betrag aufgeladen wird.

• Freue dich auf ein unbefristetes Arbeitsverhältnis und eine leistungsgerechte Vergütung, die dein Engagement und deine Fähigkeiten angemessen honoriert.

Werde Teil unseres Teams:

Wir freuen uns, Dich kennenzulernen!

Zum Bewerbungseingang oder bei Rückfragen steht Dir Elina Koba unter [email protected] gerne zur Verfügung.