Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) ist eines der bedeutendsten medizinischen Zentren in Deutschland und steht für die Entwicklung innovativer Diagnostik und Therapien sowie ihre rasche Umsetzung für den Patienten. Mit rund 14.000 Mitarbeitenden konzernweit in mehr als 50 klinischen Fachabteilungen mit über 2.500 Betten werden jährlich circa 80.000 Patienten voll- und teilstationär und mehr als 1.000.000 Mal Patienten ambulant behandelt.

Assistenz der Kaufmännischen Direktorin / Stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden (m/w/d)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Ergänzung unseres Teams im Sekretariat der Kaufmännischen Direktorin gesucht.

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) gehört zu den führenden medizinischen Zentren Deutschlands; die Medizinische Fakultät Heidelberg der Universität Heidelberg zählt zu den international renommierten biomedizinischen Forschungseinrichtungen in Europa. Mit über 14.000 Mitarbeitenden in mehr als 50 Fachabteilungen bieten Klinikum und Fakultät erstklassige Diagnostik und Therapie.

Hinter der medizinischen Spitzenversorgung steht eine starke Verwaltung: Im Universitätsklinikum Heidelberg tragen Sie in Ihrer Funktion wesentlich dazu bei, dass Klinikbetrieb, Forschung und Lehre reibungslos funktionieren. Nutzen Sie Ihre organisatorischen Talente in einem dynamischen, sinnstiftenden Umfeld.

• Job-ID: V000014561
• Einsatzgebiet: Kaufmännische Direktion
• Einsatzort: Heidelberg
• Startdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• Tätigkeitsbereich: Management / Administration
• Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
• Befristung: Unbefristet
• Vertrag: TV-UK

Ihre Aufgaben

• Gewährleisten eines reibungslosen Informationsflusses und Arbeitsablaufs zur Unterstützung der Kaufmännischen Direktorin in enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen im Sekretariat sowie mit der Büroleitung und den Referenten des Vorstandsbereichs
• Sicherstellen einer dem Vorstandsbereich angemessenen, herausragenden Servicequalität
• Erste Kontaktstelle für Anfragen an die Kaufmännische Direktorin sowohl intern als auch zu Ansprechpartnern der Politik und externen Einrichtungen
• Verantwortung für ein vorausschauendes und professionelles Kalendermanagement in Zusammenarbeit mit einer Kollegin im Sekretariatsteam
• Organisation und Koordinierung von kurz- und langfristigen Terminen – inklusive Abstimmung mit internen und externen Beteiligten
• Sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Nachverfolgung der daraus entstehenden To-Dos
• Bearbeitung der täglichen elektronischen und schriftlichen Korrespondenz der Kaufmännischen Direktorin
• Mitwirkung bei der Optimierung/Digitalisierung von Prozessen innerhalb des Büros
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Sekretär/-in)
• Teamfähigkeit, Begeisterungsfähigkeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretärin / Assistenz im kaufmännischen Zuständigkeitsbereich sowie fundierte Kenntnisse im Büromanagement
• Hohe persönliche Agilität, hohe Auffassungsgabe, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und Flexibilität, sich einem dynamischen Arbeitsumfeld anzupassen
• Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets souverän und strukturiert zu arbeiten sowie freundlich und verbindlich zu kommunizieren
• Hohe IT-Affinität und routinierter Umgang mit MS Office365
• Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Erfahrung im Gesundheitsbereich, vorzugsweise im Umfeld von Krankenhäusern / Kliniken wünschenswert

Wir bieten Ihnen

• Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gezielte Einarbeitung
• Arbeiten mit modernsten Techniken / technischen Einrichtungen
• Tarifvertragliche Vergütung, attraktive betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub
• Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote

Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.

Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.

Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.

Kontakt & Bewerbung

Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Elisabeth Edinger via E-Mail zur Verfügung.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung direkt über unser Online-Bewerbungssystem.

Kaufmännische Direktion

Elisabeth Edinger, Leitung des Vorstandsbüros

Im Neuenheimer Feld 672

69120 Heidelberg

www.klinikum.uni-heidelberg.de/karriere