Im Referat Forschung und Karriereentwicklung der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:

Sachbearbeiter*in (m/w/d) Projektcontrolling Netzwerk Universitätsmedizin

Kennziffer: Tech25342

• Start: nächstmöglich
• Vollzeit
• Vergütung nach E9a TV-L
• befristet

Die Medizinische Fakultät OWL ist zusammen mit dem Universitätsklinikum OWL (UK OWL) Mitglied im vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderten Netzwerk Universitätsmedizin (NUM). Die Koordination der lokalen Aktivitäten und Projektbeteiligungen übernimmt die Lokale Stabsstelle am Standort. Diese ist an der Medizinischen Fakultät OWL im Referat für Forschung & Karriereentwicklung angesiedelt.

Im Team der Lokalen Stabstelle übernehmen Sie eigenständig und verantwortlich die Administration und Finanzcontrolling der Forschungsprojekte. Zudem sind Sie in der Beratung der Forscher*innen der Fakultät und des UK OWL tätig, arbeiten mit den weiteren beteiligten administrativen Bereichen der Universität und der Krankenhausträger des UK OWL eng zusammen und unterstützen die weiteren Aktivitäten der Lokalen Stabstelle. Mit einem Stellenanteil von 40 % von Vollzeit unterstützen Sie die Referatsleiterin Forschung & Karriereentwicklung als Assistenz.

Wir bieten Ihnen eine vielseitige Aufgabe in einem interdisziplinären Team mit kurzen Abstimmungswegen und offener, wertschätzender Gesprächskultur.

Eine Einstellung von bereits an der Universität Bielefeld beschäftigtem Personal ist durch die Vorgaben des Drittmittelgebers ausgeschlossen. Entsprechend können interne Bewerbungen leider nicht berücksichtigt werden.

Ihre Aufgaben

• Drittmittelmanagement/Administrationsaufgaben im BMBF-geförderten Verbundprojekt Netzwerk Universitätsmedizin (42 %)
  • Unterstützung und Beratung der Projektleitungen des UK OWL und der Medizinischen Fakultät bei der Stellung von Projektanträgen in Bezug auf formale Vorgaben und Budgetplanung
  • eigenständige Finanzplanung und -überwachung der Projektbudgets
  • Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen sowie Unterstützung bei Umwidmungs-/Entsperrungsbedarfen
  • Prüfung der Einhaltung formaler gesetzlicher und drittmittelgeberspezifischer Vorgaben
  • Kommunikation mit der NUM-Koordinierungsstelle zu drittmittelbezogenen Angelegenheiten und universitären Verwaltungseinheiten
• Unterstützung der Stabsstellenleitung und der Referent*innen (18 %)
  • Umsetzung des standortinternen Controllings in Abstimmung mit den relevanten Bereichen im Drittmittelmanagement an der Universität und dem UK OWL
  • Mitarbeit bei Berichtsaufgaben der Lokalen Stabsstelle
  • Unterstützung der Schnittstellenfunktion zur NUM Koordinierungsstelle (wie z. B. Sammlung und Aufbereitung von Informationen sowie Organisation der notwendigen Informationsflüsse; Umsetzung der Vorgaben der Koordinierungsstelle am Standort)
  • organisatorische Unterstützung der Leitung der Lokalen Stabsstelle
• Assistenzaufgaben für die Referatsleitung (40 %)
  • Bearbeitung eingehender Post, Telefonate und E-Mails
  • Terminplanung, Veranstaltungsvorbereitung etc.

Ihr Profil

Das erwarten wir

• abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büro­manage­ment, Industriekauffrau*mann)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
• sehr gute und umfassende EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office
• sicherer Umgang mit Zahlen sowie die Fähigkeit zum Umgang mit budgetrelevanten und förder­recht­lichen Bestimmungen
• Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und lösungsorientierten Arbeiten
• großes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
• sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• sichere Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns

• nachgewiesene Berufserfahrung mit Bezug zum Aufgabenfeld
• mehrjährige Berufserfahrung in einem geeigneten Bereich
• Erfahrung im projekthaften und prozessorientierten Arbeiten
• Kenntnisse in der Anwendung von SAP SRM, SAP CO/PS und WMDx-Flow
• haushaltsrechtliche und/oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse
• Kenntnisse in der Bewirtschaftung von Forschungsprojekten
• Erfahrungen im Finanzmanagement
• idealerweise Erfahrung in der Hochschulverwaltung sowie Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebes/Hochschulbereichs

Unser Angebot

• Vergütung nach E9a TV-L
• befristet bis zum 30.06.2030 (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG)
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

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Bewerbungsfrist: 17.09.2025

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Kontakt

Dr. Laura Dittmar

0521 106-67246

[email protected]

Anschrift

Universität Bielefeld

Medizinische Fakultät OWL

Ramona Hanke

Postfach 10 01 31

33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.