Einleitung

Die Help Localisation Facility ("HLF") ist ein vom Auswärtigen Amt gefördertes globales Programm, das darauf abzielt, partizipativ mit der Zivilgesellschaft ein innovatives Finanzierungsinstrument zu entwickeln, bereitzustellen und zu verwalten. Die HLF bietet lokalen humanitären Hilfsorganisationen Zugang zu qualitativ hochwertigen, flexiblen Finanzierungen für ihre Projektarbeit. Darüber hinaus wird sie maßgeschneiderte Unterstützung und organisationalen Kapazitätsaufbau für ihre Partnerorganisationen bereitstellen. Die derzeit durchgeführte Pilotphase läuft bis Ende 2026 und ist auf humanitäre Akteure in der Ukraine ausgerichtet.

Deine Aufgabenbereiche

Der/die Stelleninhaber:in ist Teil eines Teams aus zwei Projektmanager:innen im Controlling, zwei Projektmanager:innen in der Koordination der Projekte sowie einer Leiterin des gesamten HLF-Teams und arbeitet mit den HLF Kolleg:innen in der Ukraine, dem Help Büro in der Ukraine und dem regionalen Europa Büro von Help zusammen.

• Mitarbeit und Mitverantwortung für die administrative und finanzielle Gestaltung sowie Umsetzung des Finanzierungsinstruments – im Rahmen eines partizipativen Ansatzes, der die Ausrichtung an den Prioritäten von Help sowie der globalen Lokalisierungsagenda gewährleistet.
• Sicherstellung einer effektiven Integration administrativer und finanzieller Aspekte, um einen kohärenten und nachhaltigen Finanzierungsmechanismus für lokale Partnerorganisationen zu schaffen.
• Bereitstellung strategischer Leitlinien und Mitwirkung an der Entscheidungsfindung in Bezug auf die administrative und finanzielle Ausrichtung, um sicherzustellen, dass das Programm im humanitären Sektor innovativ, reaktionsfähig und relevant bleibt.
• Festlegung administrativer und finanzieller Kriterien für Mittelzuweisung, Monitoring und Berichterstattung – in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Akteuren.
• Mitverantwortung für die Entwicklung zentraler Programmergebnisse – wie z. B. Finanzierungsrahmen, operative Leitlinien und politische Empfehlungen – mit dem Ziel, deren Ausrichtung an den Bedürfnissen lokaler Akteure und der humanitären Gemeinschaft sicherzustellen.
• Mitverantwortung bei der Entwicklung und Erstellung qualitativ hochwertiger Verwaltungs- und Finanzberichte für das interne Management, Geberinstitutionen und weitere relevante Akteure.
• Sicherstellung, dass die Berichtsprozesse sowohl den Anforderungen von Help als auch den Erwartungen der Geber entsprechen – unter besonderer Hervorhebung wichtiger Erfolge, Herausforderungen und Erfahrungen.
• Gewährleistung eines hohen Maßes an Rechenschaftspflicht der HLF gegenüber Partnerorganisationen und Begünstigten durch die Förderung partizipativer Ansätze und kontinuierlicher Feedback-Mechanismen.
• Verantwortung für die administrative und finanzielle Aufsicht über die HLF, unter Gewährleistung von Transparenz, Rechenschaftspflicht und einer wirkungsorientierten Berichterstattung.
• Förderung eines kollaborativen und integrativen Teamumfelds, das eine effektive Kommunikation sowie einen kontinuierlichen Wissensaustausch zwischen den Programmmitarbeitenden gewährleistet.
• Identifikation und Kommunikation potenzieller administrativer und finanzieller Risiken für den Erfolg des Programms sowie Entwicklung geeigneter Strategien zu deren Eindämmung.
• Dokumentation aller administrativen und finanziellen Prozesse im Rahmen des Programms.
• Überwachung der Vertragslaufzeiten sowie des gesamten Vertragsmanagements im Rahmen des Programms.
• Verwaltung der gesamten Programmmittel – einschließlich Mittelabrufen und -verwaltung von Drittmittelgebern und Eigenmitteln sowie Mittelüberweisungen in die Projektländer.
• Überwachung und Kontrolle der Programmfinanzen auf monatlicher und jährlicher Basis (über WINPACCS, etc.).

Überzeuge uns durch

• Hochschulabschluss in einem für die Stelle relevanten Bereich, z. B. Wirtschaftswissenschaften, Finanzen, Betriebswirtschaft, Sozialwissenschaften mit Bezug zur humanitären Hilfe oder Entwicklungszusammenarbeit oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in Verbindung mit Berufserfahrung.
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der humanitären Hilfe oder Entwicklungszusammenarbeit sowie im Umgang mit den entsprechenden Gebern und der Durchführung von Prüfungen.
• Fundierte Kenntnisse des Förderrechts, der Verwaltung öffentlicher Mittel, des Gemeinnützigkeitsrechts und der Compliance-Anforderungen in unseren Geschäftsbereichen.
• Erfahrung im Projektcontrolling, insbesondere mit der Planung und Überwachung von Budgets und Finanzflüssen in Förderprojekten.
• Erfahrung mit Zuwendungsverträgen, Mittelabrufen, Verwendungsnachweisen und Auditvorbereitungen, idealerweise mit öffentlichen Gebern wie AA, BMZ, ECHO o. ä.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich an schnell ändernde Prioritäten anzupassen.
• Fähigkeit, strategisch, strukturiert, umsetzungs- und lösungsorientiert sowie analytisch zu arbeiten.
• Fähigkeit, auch in Stresssituationen selbstständig und ergebnisorientiert zu arbeiten und den Überblick zu behalten.
• Erfahrung in der Arbeit in internationalen Teams; ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, mit unterschiedlichen Interessensgruppen diplomatisch und wirkungsvoll zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
• Sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Stakeholdern.
• Reisebereitschaft.

Sprachen Englisch (C1) und Deutsch (C1) in Wort und Schrift

Wir bieten

Das HLF ist ein sich schnell entwickelndes globales Programm. Infolge seiner dynamischen Entwicklung und des sich schnell wandelnden internationalen humanitären Umfelds können zusätzliche Aufgaben im Zusammenhang mit dieser Position anfallen.

Stellenumfang

Vollzeit (39 Stunden / Woche)

Ort

Bonn

Vertragsdauer

Projektbefristeter Arbeitsvertrag bis Ende 2026 mit der Option auf Verlängerung

Berichtsweg