Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungs­einrichtung für biomedizinische Grundlagen­forschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und inter­national eine Spitzen­stellung ein.

Wir suchen für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses zum nächst­möglichen Zeitpunkt eine motivations­starke, service- und team­orientierte

Teamassistenz (w/m/d)

in Vollzeit oder Teilzeit

Ihre Aufgaben:

• Führen des Sekretariates
• Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten
• Planung und Durchführung von Bestellungen (in Abstimmung mit der Einkaufs­abteilung)
• Unterstützung beim Finanz­monitoring der Abteilungen
• Erledigung der Korrespondenz, auch in Englisch
• Führung von Besprechungsprotokollen
• Durchführung des Termin­managements und des Berichtswesens
• Unterstützung bei der Einstellung von Personal (u. a. Vorbereitung von Einstellungs­anträgen und Bögen für Interviews)
• Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (z. B. Seminaren, Vorlesungen, Praktika und Tagungen)
• Buchung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
• Onboarding / Offboarding und Betreuung von Mitarbeiter*innen
• Betreuung von Gästen (Reise­planung, Unterkunft, Reise­kosten­abrechnung der Gäste)
• Pflege von Publikations‐ und Vortrags­listen
• Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Pflege der Telefon‐ und Adresslisten

Das erwarten wir von Ihnen:

• Bewerber*innen (w/m/d) mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung und qualifizierten Weiter­bildungen oder abgeschlossenen Ausbildung als Sekretär*in (w/m/d) oder als Fremdsprachen‐ / Europa­sekretär*in (w/m/d) mit mehr­jähriger Berufs­praxis (gern wissen­schaftlich / medizinisch)
• Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Selbstständigkeit und Verant­wortungs­bewusstsein
• Gute kommunikative Fähigkeiten
• Sicheres, kompetentes Auftreten
• Team‐ und Kommunikations­fähigkeit
• Hohes Maß an Flexibilität

Das bieten wir Ihnen:

• Spannende Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft
• Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem inter­nationalen Umfeld
• Vergütung nach EG 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Weiterbildungsmöglichkeiten inklusive bezuschusster Englisch- und Deutschkurse am Institut
• Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinder­betreuung
• Angebote zur Gesundheits­prävention am Institut (in Zusammen­arbeit mit voiio GmbH)
• Flexible und familien­freundliche Arbeitszeiten
• Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket
• Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre zu besetzen. Die Stelle ist für Vollzeit (50%-Teilung zwischen zwei Abteilungen) oder Teilzeit geeignet.

Das LIV ist mit dem TOTAL E-QUALITY-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die beruf­liche Gleich­stellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwer­behinderte werden bei ansonsten gleicher Eignung, Befähigung und fach­licher Leistung bevor­zugt berücksichtigt.

Kontakt:

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussage­fähigen Bewerbungs­unterlagen unter Angabe Ihres frühest­möglichen Eintritts­termins über unser Online-Bewerbungsportal.

Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden.

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Forschungs­gruppen­leiter ( stephanie.pfä[email protected] und [email protected]). Rückfragen zum Bewerbungs­prozess beantwortet Ihnen gerne unsere Personal­abteilung ( [email protected]).

Leibniz-Institut für Virologie (LIV) | Martinistraße 52 (N63) | 20251 Hamburg | www.leibniz-liv.de