Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

Kommen Sie zu uns als

Sachbearbeiter/in Technisches Facility Management (m/w/d)

für die Vivantes Service GmbH in der Abteilung Facility Management und Bau für den Standort am Vivantes Klinikum Kaulsdorf ab dem 01.09.2025.

Ihre Aufgaben:

• allgemeine Büroorganisation, Termin- und Veranstaltungsplanung sowie administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe
• Erstellung von Schriftverkehr, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
• Management und Controlling technischer Bereiche (z. B. Wartung technischer Anlagen, Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen) inklusive Mengenermittlung, Mitwirkung bei Vertragsgestaltung, Kostenmanagement und Rechnungsprüfung
• Stammdatenpflege im CAFM-System sowie Bearbeitung elektronischer Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgabe (Filtern, Dokumentation, Ablage und Auswertung etc.)
• Erfassung und Auslösen von Bestellungen für Reparaturmaterialien, Einrichtungsausstattung sowie weitere Bedarfe, inklusive Kontierung im System
• Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA) mit Kosten- und Vertragsmanagement
• Organisation von Umzügen und Verwaltung von Einrichtungsgegenständen sowie Gütern des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs
• zuständig für die Beschilderung des Standortes
• Personalverwaltung und Betreuung der Mitarbeitenden im Arbeitsbereich mittels Software (z. B. SP-Expert) inklusive An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen
• fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes inkl. Einsatzplanung der Mitarbeitenden
• Kommunikation und Klärung von Rückfragen mit beauftragten Firmen und Handwerker/innen, Organisation von Materialrücksendungen bei Fehllieferungen
• Prüfung und Bearbeitung von Teil- und Schlussrechnungen sowie Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen

Wir wünschen uns:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in einem vergleichbaren Tätigkeitsbereich
• gute Kenntnisse in SAP R/3 (Rechnungsbearbeitung) sowie sicherer Umgang mit MS Excel, Word und Outlook
• freundliche und aufgeschlossene Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit
• hohes Maß an Engagement, Teamorientierung und Eigeninitiative

Freuen Sie sich auf:

• eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
• ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
• fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
• Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD
• eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
• Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
• Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
• Entwicklungs- und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
• sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
• kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
• attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote

Rahmenbedingungen:

• Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service
• Arbeitszeit 39 Wochenstunden
• 30 Tage Urlaub
• ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld
• mobiles Arbeiten nach Absprache möglich

Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit – Nachweis der Masern­immunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.

Ihre Bewerbung:

Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.

Bitte bewerben Sie sich auf die Referenz-Nr. VSG0705 über unser elektronisches Bewerbermanagement über den Stellenmarkt unserer Website: https://karriere.vivantes.de

Ihre Fragen beantwortet:

Sebastian Kemmer, Technischer Standortleiter, Tel.: 030 130 17 2891

Mehr Infos auf: https://karriere.vivantes.de

Wir stehen für Chancengleichheit:

Wir unterstützen daher ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter Menschen.