Projekt- und Abteilungsassistenz (w/m/d)

• Kennziffer: 2209
• Arbeitsort: Ulm
• Eintrittsdatum: 01.09.2025
• Karrierestufe: Berufserfahrene
• Beschäftigungsgrad: Teilzeit, Vollzeit
• Dauer der Beschäftigung: 2 Jahre
• Vergütung: Die Vergütung erfolgt gemäß der jeweils geltenden Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (Bund).

Steige ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchtest du diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist dein Platz bei uns!

Am DLR Institut für Quantentechnologien in Ulm entwickeln wir Präzisionsinstrumente für Raumfahrtanwendungen auf Basis von Quantentechnologien und bringen diese gemeinsam mit der Industrie zur Prototypreife. Zusätzlich treiben wir den Transfer in Luftfahrt, Digitalisierung, Energie, Sicherheit und Verkehr voran. Wir sind interdisziplinär ausgerichtet: Theoretische Grundlagenforschung und experimentelle Tests treffen auf ingenieurtechnische Implementierung.

Das erwartet dich

Das Institut hat mit seiner Ausrichtung ein hohes Ausbau- und Drittmittelpotential und wird perspektivisch eine Zahl von 100 bis 150 Mitarbeitenden umfassen. Damit unsere wissenschaftlichen Mitarbeitenden ihren Fokus vollumfänglich der Arbeit an ihren Projekten widmen können, unterstützt die Abteilung ICA (Infrastruktur, Controlling und Akquisition) sie in jeglichen Belangen nicht-wissenschaftlicher Art.

Durch das Wachstum des Instituts, die steigende Anzahl an Projekten und das damit einhergehende Aufkommen administrativer Vorgänge benötigen wir Dich als Projekt- und Abteilungsassistenz. Schaffe gemeinsam mit uns im Team gute Voraussetzungen zum Gelingen von Forschung und Entwicklung in einem noch jungen Institut im internationalen Umfeld.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Instituts- und Abteilungsleitungen in allen verwaltungstechnischen Belangen
• Du organisierst nationale und internationale Konferenzen, Workshops und sonstige Präsentationen des Instituts unter Berücksichtigung personeller und finanzieller Ressourcen
• Du organisierst Dienstreisen ins In- und Ausland, prüfst die Reiseunterlagen und übernimmst die Abrechnung
• Du begleitest Projektaufgaben im Rahmen des Managementsystems
• Du erstellst und führst relevante Dokumentationen in nationalen und internationalen Projekten, behältst Fristen im Blick und initiierst ggf. Korrekturprozesse
• Du bereitest Projekt- und Arbeitssitzungen vor, führst Protokoll und erstellst terminierte To-Do-Listen in deutscher und englischer Sprache

Das bringst du mit

• abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung (z. B. der Fachrichtung Kauffrau/​‑mann für Büromanagement) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• langjährige Erfahrung in Verfahrensabläufen und Zuständigkeiten innerhalb großer Organisationen und in der Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Instituten und Einrichtungen in großen Forschungsorganisationen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute DV-Anwenderkenntnisse (Office-Produkte, SAP etc.)
• mehrjährige Erfahrung im Führen von Korrespondenz und im (digitalen) Dokumentenmanagement
• idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse der administrativen Prozesse des DLR

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 09a TVöD.

Das bieten wir dir

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungs­möglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Fragen zu dieser Position (Kennziffer 2209) beantwortet dir gerne:

Wolfgang Franke

Tel.: +49 731 400198‑226

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