Firmenbeschreibung

Sie sind als Office Manager unter anderemzuständig für die Koordination und Organisation von internationalen Meetings und Konferenzen. Fühlen Sie sich angesprochen? Dann zögern Sie nicht – und bewerben sich noch heute bei unseren Spezialisten von Randstad professional solutions am Standort Biberach bei einemUnternehmen aus der Pharmaindustrie. Jetzt online bewerben! Unser Arbeitsklima und die Offenheit unserer Teams fördern die Chancengleichheit für alle Menschen – auch mit Behinderung, deren Bewerbung wir begrüßen.

Ihre Aufgaben

• Koordination und Organisation von Dienstreisen, Weiterbildungsmaßnahmen sowie von internationalen Meetings und Konferenzen
• Selbstständiges Vorbereiten bzw. Ausarbeiten von Unterlagen zu Meetings und Vorträgen, inkl. Erstellung relevanter Unterlagen für die Gruppenleiter bzw. Teamleiter
• Selbstständiges Erstellen und Bearbeiten von Besprechungsprotokollen, Präsentationen und sonstigen Dokumenten
• Terminplanung, -überwachung intern/extern für die Gruppe und Gruppenleitung
• Selbstständige Korrespondenz intern/extern in Deutsch und Englisch
• Ermitteln und Vermitteln geeigneter Ansprechpartner bei fachlichen Anfragen
• Koordination und Sicherstellung eines zweckgerichteten Informationsflusses
• Koordination des zentralen Büromaterialraums und entsprechende Bestellung von Büromaterial
• Versand von Dokumenten, Waren und Bestellungen in den entsprechenden Systemen
• Eigenständige sowie zeitgerechte finale Bearbeitung und Einstellung in BIRDS, inkl. Formatierung, Koordination des Pre-Archive Checks sowie des Unterschriftenumlaufs von internen und externen standardisierten klinischen und nicht-klinischen Dokumenten/Berichten unter Berücksichtigung von Vorgaben

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Zusatzqualifikation, wie Management-Assistent, oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich
• Erfahrung in globalen Abteilungen und unterschiedlichen Kulturen sowie Zeitzonen von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word)
• Sehr gute Englischkenntnisse sowie deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, hohes Engagement und Zuverlässigkeit
• Organisationstalent mit selbstständigem und verantwortungsvollem Arbeiten

Das dürfen Sie erwarten

• Attraktives Gehalt und langfristige Jobsicherheit durch Konzernzugehörigkeit
• Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen im Jahr
• Gute Chancen auf Übernahme
• Kompetenzausbau durch vielfältige e.learnings
• Mehr Wellness: Rabatt für Fitness-Studios und ein vielseitiges Online-Angebot (Personal Training, Meditationen, Ernährungspläne...)