Einleitung

Brennst du für Präzision, Organisation und willst ganz vorne mit dabei sein, wenn Entscheidungen entstehen?

Dann suchen wir dich als hochmotivierte, loyale und strukturierte Assistenz der Geschäftsführung – mit direkter Verantwortung für die persönliche und operative Unterstützung unseres Geschäftsführers. Wir bei Grail Automotive entwickeln und produzieren hochspezialisierte Steuerungssysteme für Abgasklappen – und setzen dabei auf Geschwindigkeit, Qualität und unternehmerischen Ehrgeiz. Unsere Führung braucht ein starkes Rückgrat – das wirst du.

Deine Aufgaben

- Vollumfängliche Betreuung des Terminkalenders und E-Mail-Postfachs des Geschäftsführers – mit hoher Eigenverantwortung und Kommunikationsstärke

- Planung, Buchung und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen

- Proaktive Koordination von Prioritäten, To-dos und Deadlines – du denkst und handelst im Voraus

- Verfügbarkeit bei spontanen Änderungen (auch außerhalb klassischer Bürozeiten – z. B. bei kurzfristigen Reiseumbuchungen oder Ad-hoc-Absprachen)

- Teilweise Mitarbeit an HR-Projekten (z. B. Onboarding, Veranstaltungsorganisation, Dokumentenerstellung)

- Taktgeberin, Filter, Ruhepol und operative Vertrauter der Geschäftsführung

Was du mitbringst

- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit absoluter Verlässlichkeit

- Bereitschaft, sich auf die Arbeitsweise und den Takt der Geschäftsführung einzulassen – Flexibilität, Verfügbarkeit und Vertrauen sind dein Selbstverständnis

- Idealerweise erste Berufserfahrung als Executive Assistant, Office Manager*in oder aus einer ähnlichen Rolle

- Ausgeprägte organisatorische Kompetenz und Kommunikationsstärke

- Reisebereitschaft sowie die Fähigkeit, auch bei Zeitverschiebung einen kühlen Kopf zu bewahren

- Digitale Affinität: Umgang mit Outlook, MS Teams, Buchungsportalen & Co. sind für dich Routine

- Loyalität, Diskretion und der Wunsch, über dich hinauszuwachsen

- Du bist ungebunden, belastbar und willst aktiv gestalten, statt Dienst nach Vorschrift zu machen

Was wir dir bieten

Standort: Remote / Hybrid (Reisetätigkeit weltweit)

Arbeitszeitmodell: Vertrauensarbeitszeit mit Bereitschaftscharakter- Eine Schlüsselrolle an der Seite der Geschäftsführung eines schnell wachsenden Industrieunternehmens

- Gestaltungsfreiraum, Entwicklungsmöglichkeiten und Zugang zu strategischen Entscheidungsprozessen

- Flexibles Arbeitsumfeld (Home-Office möglich), aber kein klassisches 9-to-5

- Dynamisches Team, klare Worte und ein Arbeitsstil, der auf Vertrauen und Verantwortung baut

- Die Chance, mit uns zu wachsen – fachlich, persönlich und international

- Kurze Wege, direkte Kommunikation mit allen Bereichen

- Kollegiales Miteinander in einem leistungsstarken Team

Kontakt

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