Einleitung

activaTec ist ein wachsendes Unternehmen im Bereich der Verpackunsindustrie, das durch klare Prozesse, reibungslose Kommunikation und ein engagiertes Team überzeugt. Als „Zahnrad des Betriebs“ suchen wir eine strukturierte, kommunikative und verlässliche Office Managerin , die den Überblick behält und als zentrale Schnittstelle zwischen unseren Abteilungen agiert.

Das ist deine Mission bei uns:

• Schnittstelle zwischen Abteilungen : Du koordinierst Informationen zwischen Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung und weiteren Teams und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Auftragsbearbeitung & Prozessbegleitung : Du überwachst unsere Auftragsprozesse, arbeitest eng mit dem zuständigen Team zusammen und unterstützt aktiv bei der Umsetzung.
• Backoffice-Tätigkeiten : Du übernimmst organisatorische Aufgaben wie Terminplanung, Dokumentenmanagement, Postbearbeitung und Büroorganisation.
• Kommunikationsdrehscheibe : Du bist erste Ansprechpartnerin für interne und externe Anfragen und verteilst relevante Informationen zielgerichtet und effizient.
• Selbstständige Aufgabensteuerung : Du managst deine To-Dos eigenverantwortlich, priorisierst Aufgaben sinnvoll und erkennst proaktiv, wo Unterstützung gebraucht wird.
• Mitarbeit an Projekten & Prozessen : Du hilfst mit, interne Abläufe zu verbessern und unterstützt das Team bei übergreifenden Aufgaben.
• Du übernimmst die Leitung der Auftragsbearbeitung und sorgst für klare Abläufe, Prioritäten und eine enge Abstimmung mit dem Team.

Stellenanforderung:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung im Office- oder Projektmanagement mit.
• Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und lösungsorientiert .
• Du bist eine verlässliche Kommunikatorin , die Informationen klar weitergibt und jederzeit den Überblick behält.
• Du hast ein gutes Gespür für Prioritäten und gehst Dinge mit Eigeninitiative an.
• Du liebst es, „das Zahnrad im Hintergrund“ zu sein, das alles zusammenhält.
• Du verfügst über fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse sind ebenfalls von Vorteil aber kein must-have

Das bieten wir dir:

• Als international erfolgreiches, stark wachsendes Familienunternehmen pflegen wir einen persönlichen und respektvollen Umgang miteinander und bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz in einem engagierten Team sowie einem innovativen Arbeitsumfeld
• Die Mitgestaltung bei der erfolgreichen Entwicklung unseres Unternehmens
• Ein modern eingerichteter Arbeitsplatz
• Eine verantwortungsvolle Aufgabe mit hohem Entwicklungspotential
• Eine fundierte Einarbeitung in unser Produktportfolio
• Eine leistungsfördernde und partnerschaftliche Unternehmenskultur mit Freiraum für Ihre Ideen und kurzen Hierarchiewegen