Ihre Aufgaben

Stellenbeschreibung: Sekretärin TätigkeitsbeschreibungIhre Aufgaben- Telefonate qualifiziert und koordiniert bearbeiten

- Eingangs- und Ausgangspost bearbeiten, zuteilen und notwendige Terminsachen überwachen

- Begleitende kaufmännische Abwicklung unserer Projekte

- Abrechnungen inkl. aller Anlagen und Dokumentationen erstellen

- Disposition unserer Mitarbeiter und Fremdgewerke

- Führen und Unterweisen von Kollegen /Kolleginnen sowie der Auszubildenden

- Allgemeine Büroorganisation mit tiefgehenden EDV-Tätigkeiten

- Elektronische Kommunikation (E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben und versenden)

- Dokumente und Eingangspost scannen und elektronisch weiterleiten

- Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke und Protokolle nach Diktat, Manuskript,

- Stichworten oder selbstständig schreiben.

- Prozesse begleiten und Niederschreiben

- Büroorganisation erstellen und festlegen und Niederschreiben

- Spülmaschine einordnen und ausräumen

- Kaffeemaschine auffüllen (Wasser/Kaffee)

- Seminare vorbereiten

- Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten sowie Telefonate selbstständig führen

- Terminkalender für Chef und für die Abteilung führen

- Sitzungen und Veranstaltungen vorbereiten, organisieren und betreuen

- Protokollführung in Sitzungen und bei Veranstaltungen

- Reisen organisieren – Reisekostenabrechnungen erstellen

- Sekretariatsablage selbstständig führen, vertrauliche Akten verwalten

- Informationen aus dem Internet beschaffen, auswerten und so weit wie nötig weiterleiten

- Präsentationsfolien für Chef und evtl. Mitarbeiter anfertigen (Power Point)

- Statistiken anlegen, führen und interpretieren

- Büromaterial und Werbegeschenke verwalten, teilweise auch beschaffen

- Bei Sachgebieten und Spezialaufgaben mitarbeiten oder Aufgaben selbstständig erledigen

- Dem Chef assistieren

- Bewirtung und Betreuung von Gästen, Chef und Mitarbeitern

- Sozial - Media Bereich Pflegen

- Newsletter erstellen

- Web-Seite Pflegen und News auf die Seite Implementieren

- Exposé s erstellen

- Immobilien Buchhaltung erstellen an den Steuerberater weiterleiten

- Unterlagen ins CMS einpflegen

- CRM verwalten und Pflegen/ Kundenbriefe / Serienbriefe erstellen / Controlling Kundendaten (Geburtstag, Jahrestage usw..).

- Unterlagen Erstellung und Beschaffung

- Ordnerverwaltung

- Erstellung von Demografie berichten.

- Termine festlegen organisieren und 1 Tag vorher anrufen und Termin bestätigen lassen.Ziele der Stelleninhaberin:- Alle in ihrem Bereich anfallenden Arbeiten sind sachlich richtig, termingerecht und wirtschaftlich zu erledigen

- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben

- Der Geschäftsführung muss jederzeit auf kompetente Art und Weise ein Überblick über den Stand und die Entwicklung einzelner Projekte und Unternehmensbereiche verschafft werden können

- Einzelne Projekte werden von der Stelleninhaberin koordiniert und geleitet

- Die Stelleninhaberin hat für den reibungslosen Informationsfluss innerhalb der mit der Geschäftsführung verknüpften Stellen zu sorgen

- Die Stelleninhaberin hat Termine des Geschäftsführers zu koordinieren und vorzubereiten. Entsprechende Unterlagen hat die Stelleninhaberin frühzeitig beizubringen

- Die Stelleninhaberin ist verantwortlich für die Termin- und Fristen Kontrolle. Hierbei hat sie die ihr angewiesenen Wiedervorlagenfristen zu beachten

- Die Stelleninhaberin hat die Zusammenarbeit mit anderen Stellen (Vertrieb, Einkauf) so zu gestalten, dass eine reibungslose, gute Zusammenarbeit gewährleistet ist

Im Anfragebereich

1.Anfragen bearbeiten Entgegennahme, Eintragung in die Interessentenliste /entfällt mit der Umsetzung Software Flowfact) oder andere Software

2.Besichtigungstermine festlegen, Koordination zwischen Interessentengruppen (Mieter, Makler, Eigentümer)

3.Kunden qualifizieren (Eigennutzer/Kapitalanleger)

4.Nachtelefonieren (Evaluieren)

5.Termine legen für Bedarfsanalyse und Machbarkeitsstudie

Ihr Profil

Anforderungsprofil• gepflegtes Äußeres

•sicheres, freundliches Auftreten

•versiert im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (MS-Office, E- Mail-Programme, Präsentationsprogramme)

•Verhandlungsgeschick beim Einkauf von z. B. Büromaterial

•Organisationstalent

•gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse

•Kenntnisse in Sachbearbeiter Tätigkeiten (vorbereitende Buchhaltung)

•Terminplanung und Koordinationsgeschick

•Postbearbeitung, Telefonannahme, E-Mail-BearbeitungAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: CRM-Systeme, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Buchführung, Buchhaltung

Erweiterte Kenntnisse: Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Ablage, Registratur, Terminplanung, -überwachung

Wir bieten

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