Über uns

Die pulse – Jugendhilfe GmbH ist eine klar strukturierte, hochprofessionelle Jugendhilfeeinrichtung mit

zwei vollstationären, heilpädagogischen Kinder- und Jugendwohngruppen im Raum Regensburg.

Wir betreuen unbegleitete minderjährige Ausländer und junge Volljährige im 24/7-Betrieb und arbeiten nach einem klaren, modernen Führungssystem (Steuern – Coachen – Controllen), das stabile, verlässliche und transparente Prozesse gewährleistet.

Für unseren Verwaltungsbereich suchen wir eine strukturstarke, digital kompetente und absolut zuverlässige Verwaltungskraft, die unsere Hausleitungen und die Einrichtungsleitung professionell unterstützt.

Ihre Aufgaben

Ihre Rolle bei unsDie Verwaltungskraft ist ein zentrales Element unserer Organisationsstruktur.Sie arbeitet:- nicht pädagogisch,

- nicht im Gruppendienst,

- nicht entscheidend,

- nicht extern kommunizierend (außer ausdrücklich beauftragt),

- sondern ausschließlich administrativ, strukturiert und klar angebunden an die Hausleitungen und die Einrichtungsleitung.Ihre Aufgabe:Sie halten unsere Verwaltungsprozesse präzise, digital sauber, revisionssicher und verlässlich am Laufen.Ihre Aufgaben1. Digitale & analoge Klientenakten

- Pflege, Strukturierung und laufende Aktualisierung der digitalen Klientenakten (OneDrive)

- Sicherstellung der vollständigen Synchronität mit den analogen Akten

- korrekte Dateibenennung nach pulse-Standards

- Einfordern und Nachhalten fehlender Unterlagen

2. Mitarbeiterakten

- Pflege ausgewählter digitaler Mitarbeiterakten

- Ablage und Verwaltung von Bescheinigungen, Nachweisen und Dokumenten

- Sicherstellung eines revisionssicheren, strukturierten Aktenstandes

3. Kassenführung & geldbezogene Prozesse

- revisionssichere Führung der zentralen Kasse

- digitale Belegerfassung, Dokumentation & Abrechnung

- Auszahlung und Protokollierung von Taschengeld und Pauschalgeldern

- enge Abstimmung mit Bezugsbetreuern und den Hausleitungen

4. Aufenthalts- und Ausweisdokumentation

- Führung, Aktualisierung und Pflege verbindlicher Übersichtslisten

- Einfordern nötiger Dokumente

- Zuarbeit für behördliche Vorgänge

- externe Kommunikation nur auf Anweisung der Hausleitungen

5. Administrative Vorbereitung & Organisation

- Versand vorbereiteter Formulare, Fragebögen und Dokumente

- strukturierte Vor- und Nachbereitung administrativer Prozesse

- Zuarbeit bei terminbezogenen Abläufen (z. B. Gesundheitsamt)

- Dokumentenmanagement & E-Mail-Kommunikation innerhalb klarer CC-StrukturenIhre Rolle im FührungssystemUnser Führungssystem ist klar:

Einrichtungsleitung → Hausleitungen → Mitarbeitende

Als Verwaltungskraft arbeiten Sie:

- nicht autonom

- nicht leitend

- nicht entscheidend

- sondern klar angebunden, strukturiert und priorisiert in enger Kooperation mit den Hausleitungen und der Einrichtungsleitung.

Ihr Profil

Ihr ProfilFachlich bringen Sie mit:- abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

- sehr gute digitale Kenntnisse (Windows, MacOS, OneDrive, Word, Excel, PDF)

- präzise, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise

- sichere schriftliche und digitale Kommunikation

- Organisationsfähigkeit & sauberes ProzessdenkenPersönlich überzeugen Sie durch:- hohe Zuverlässigkeit & Verantwortungsbewusstsein

- klare Kommunikationskompetenz

- strukturierte Arbeitsweise & Temporesistenz

- Loyalität, Diskretion & professionelles Auftreten

- Freude an der Arbeit in klar definierten Strukturen

- stabile Persönlichkeit und sichere RollengrenzenFormal wünschenswert:- Führerschein Klasse B

- Erfahrung in Verwaltung / Büroorganisation

- Erfahrung im sozialen Bereich (kein Muss)

Wir bieten

Weitere Berufsbezeichnung:

Verwaltungsfachangestellte

Stellenbeschreibung:

STELLENAUSSCHREIBUNG – VERWALTUNGSKRAFT (m/w/d)

20 Wochenstunden | Montag–Freitag | Jahresvertrag mit Option auf Entfristung

pulse – Jugendhilfe GmbH | Bad AbbachSie profitieren von:- klaren Rollen

- klaren Prozessen

- verlässlichen Prioritäten

- einem professionellen, stabilen ArbeitsumfeldWir bieten- Jahresvertrag mit Option auf Entfristung

- Vergütung angelehnt an TVöD (Qualifikation vorausgesetzt)

- moderne digitale Arbeitsumgebung (Apple-Hardware, OneDrive, strukturierte digitale Ablagesysteme)

- geregelte Arbeitszeiten (Mo–Fr, 20 Stunden)

- klare Rollenvorgaben und transparente Abläufe

- ein wertschätzendes, professionelles Arbeitsumfeld

- eine sinnstiftende Tätigkeit in einer strukturierten Jugendhilfeeinrichtung

Bewerbung

Thomas Schmidbauer

Einrichtungsleitung

E-Mail: [email protected]

Mobil: +49 160 938 455 88

pulse – Jugendhilfe GmbH

Frauenbrünnlstraße 24

93077 Bad Abbach

Bei Rückfragen erreichen Sie uns gerne per E-Mail; telefonische oder digitale Gespräche ermöglichen wir nach Vereinbarung.