Einleitung

Sind Sie bereit, sich dem Abenteuer Büroalltag zu stellen?

Wir, die office & phone Büromanagement GmbH, suchen einen engagierten Büro-Ninja (m/w/d), der unsere Bürogemeinschaft mit Charme, einer Prise Humor und einer ordentlichen Portion Organisationstalent unterstützt. Wenn Sie bereit sind, Besucher am Empfang zu begrüßen, Meetings mit links zu managen und das Telefon so entgegenzunehmen, dass jeder Anrufer zum Schmusekätzchen wird – dann sind Sie bei uns genau richtig!

Ihre Mission - sollten Sie sie annehmen:

- Empfang von Besuchern: Sie sind das freundliche Gesicht (manchmal auch das aufmunternde Wort) am Empfang. Unsere Besucher werden vor Ihnen in Ehrfurcht erstarren – oder zumindest sicher und zufrieden sein, wenn sie durch unsere Türen treten.

- Organisation und Betreuung von Meetings: Sie sind der Meister der Konferenzräume. Egal ob Kaffeepause oder technischer Support, Sie sorgen dafür, dass jede Besprechung ein absoluter Erfolg wird – sogar wenn es nur um die Zusammenstellung des nächsten Kaffeekränzchens geht.

- Postbearbeitung: Briefe, Pakete, Geschenke (wir geben die Hoffnung nie auf…). Sie nehmen allen postalischen Verkehr unter Ihre Fittiche und machen das Warten auf die Post gleich viel aufregender.

- Telefonannahme: Sie sind der herzliche Ansprechpartner am Telefon und erinnern uns alle daran, dass nicht jeder Anruf ein Dringlichkeitslevel von 'Feueralarm' hat. Klare, charmante Kommunikation ist Ihre geheime Superkraft!

- Einkauf: Die Heldin oder der Held, wenn es darum geht, für alles Bürobenötigte zu sorgen. Ob Papier, Kaffee oder das Toilettenpapier, die das Büro zu einem funktionierenden Ort machen – Sie haben das alles im Blick!

- Betreuung von Mietern: Sie sind die Verbindung zwischen uns und unseren Mietern – wie ein diplomatischer Botschafter für gute Stimmung und Zusammenarbeit in unserer Bürogemeinschaft.

- Datenerfassung und -Pflege sowie QM-Anleitungen: Sie sind der Hüter der Informationen und gewährleisten, dass alles schön ordentlich und aktuell ist. Eine wahre Datenakrobatik, die sogar die Excel-Götter neidisch werden lässt!

- Weitere administrative Tätigkeiten: Ob es das Jonglieren mit Dokumenten oder das Erstellen von To-Do-Listen ist – Ihre Vielseitigkeit und Ihr Sinn für Humor machen jede Aufgabe zu einem Klacks!

Ihr Profil

Qualifikationen, die Sie mitbringen sollten:- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine Vorliebe für Multitasking (wir nennen Sie liebevoll „Büro-Hermes“).

- Freundliches Auftreten und Kommunikationsfähigkeit – auch im Umgang mit dem gelegentlichen „Technik-Monster“.

- Erfahrung im Büro- oder Veranstaltungsmanagement von Vorteil, aber kein Muss (wir bringen Ihnen sogar das Jonglieren bei, wenn nötig!).

- Gute Kenntnisse in MS Office und idealerweise auch ein paar Tricks im Umgang mit anderen Büro-Tools.

- Gute Englisch-KenntnisseAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Tabellenkalkulation Excel (MS Office)

Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Telefondienst, Besprechungsvorbereitung, -organisation, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Gästebetreuung, Postbearbeitung

Expertenkenntnisse: Kundenberatung, -betreuung, Sachbearbeitung, Büroorganisation, Büromanagement, Auskünfte erteilen

Zwingend erforderlich: E-Mail-Programm Outlook (MS Office)

Was wir bieten:

- Ein kreatives Arbeitsumfeld (kein Dresscode, solange es keine Haifischkostüme sind).

- Ein engagiertes Team, das bereit ist, alle Büroherausforderungen gemeinsam anzupacken (Feuerlöscher und Notfall-Schokolade immer bereit!).

- Regelmäßige Teamevents

- Unfassbar gute Kaffeespezialitäten / Tee / Heiße Schokolade…

- Große Auswahl an Benefits

- Ergonomische Arbeitsplätze zum gesunden Arbeiten

Kontakt

Wenn Sie glauben, dass Sie der richtige Büro-Ninja sind, der mit uns die Büroheldenreise antreten möchte, dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung! Schicken Sie uns Ihre Unterlagen (mit Gehaltsvorstellung) und zeigen Sie uns, dass Sie der nächste Star in unserem Büro-Universum werden können!

Bewaffnen Sie sich mit Ihrem Lebenslauf und Ihren bisherigen Arbeitgeberzeugnissen und lassen Sie die Büro-Abenteuer beginnen!

office & phone Büromanagement GmbH – Unser Büro, Ihr Abenteuer!