Einleitung

Der Johannes-Kessels-Akademie e.V. ist Träger von zwei katholischen Berufskollegs im Sozial- und Gesundheitswesen. Für unsere Einrichtung in Essen-Werden mit derzeit rund 350 Schüler:innen und Studierenden in den Bildungsgängen der APO-BK Anlagen B, D, E und 30 Lehrkräften suchen wir ab sofort eine Schulverwaltungsassistentin / einen Schulverwaltungsassistenten (m/w/d).

Aufgaben

Wir suchen eine Person, die besondere Verwaltungs- und Organisationsaufgaben in unserem Schulablauf übernimmt. Die Umsetzung erfolgt in Abstimmung mit der Schulleitung und in Zusammenarbeit mit unserer Schulsekretärin und den für die Verwaltung zuständigen Lehrkräften.

• Koordination der schulischen Verwaltungsprozesse und Schnittstelle zwischen Schulleitung, Kollegium, Schulträger und externen Partnern
• Pflege, Auswertung und Aufbereitung schulrelevanter Daten (z. B. Schülerstatistiken, Prüfungsübersichten, Auslastungspläne) zur Entscheidungsunterstützung der Schulleitung
• Organisation und Begleitung von Prüfungs- und Bewerbungsverfahren, einschließlich Erstellung von Zeitplänen, Raumorganisation und Dokumentation
• Mitwirkung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von schulischen Projekten, Tagen der offenen Tür, Fortbildungen und Konferenzen
• Optimierung bestehender Abläufe, Entwicklung und Umsetzung effizienter Verwaltungsstrukturen
• Unterstützung bei Budgetplanung, Beschaffungsprozessen, Rechnungsbearbeitung sowie Verwaltung von Fördermitteln und Drittmitteln
• Einführung, Betreuung und Weiterentwicklung von Schulverwaltungssoftware und digitalen Kommunikationssystemen
• Erstellung und Pflege von Vorlagen, Bearbeitung von Verträgen (z. B. mit Kooperationspartnern oder Praktikumsbetrieben)
• Unterstützung bei Personalstatistiken und Bewerbungsverfahren

Qualifikation

• Bachelorabschluss im Bereich Wirtschaft / Verwaltung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung in Schulverwaltungsprogrammen
• IT-Affinität und Erfahrung im Umgang mit Büro-Hardware
• Organisationsgeschick, Sorgfalt und eine strukturierte Arbeitsweise
• Einfühlungsvermögen, Kooperationsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
• Kommunikationsfähigkeit und Aufgeschlossenheit gegenüber allen am Schulleben Beteiligten
• Bereitschaft, sich mit Elan und Eigeninitiative in ein vielfältiges Arbeitsfeld einzubringen
• Identifikation mit den Werten der katholischen Kirche

Benefits

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Schulteam
• Einen modernen Arbeitsplatz mit Raum für selbstständiges Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Schulorganisation
• Harmonische, soziale Schulgemeinde
• Attraktive Zusatzangebote wie Dienstradleasing, DeutschlandTicket Job

Es handelt sich um eine zunächst auf zwei Jahre befristete Anstellung. Die Stelle wird ab sofort mit einem Umfang von 50% von 39,83 Wochenstunden ausgeschrieben und je nach Qualifizierung und Erfahrung mit einem Gehalt nach TV-L EG 8 vergütet.

Kontakt

Ihre aussagefähige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) adressieren Sie bitte bis zum 30.11.2025 an den Schulleiter Markus Kämmerling.