Ihre Aufgaben

In dieser sehr interessanten Assistenzfunktion unterstützt du den Global Head of Compliance, Data Privacy und Legal Operations sowie das Compliance-Team in administrativen und operativen Angelegenheiten. Du stellst die Verbindung zwischen unserem Headquarter und den internationalen Niederlassungen über alle Funktionen und Organisationsebenen her.

DIE ROLLE

Persönliche Stärken einsetzen

Verantwortungsbereiche und Aufgaben, in denen etwas bewegt werden kann:

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• ADMINISTRATION UND TEAMKOORDINATION
• In dieser Rolle unterstützt du die Back-Office-Abläufe, indem du Budgetprüfungen durchführst, einschließlich iVerify, Reisekostenabrechnungen und rechtlicher Buchhaltung, und gleichzeitig effiziente Arbeitsabläufe durch Dokumenten- und Dateimanagement sicherstellst. Du assistierst dem Global Head of Compliance und dem Team bei administrativen Aufgaben wie der Koordination von Meetings, der Organisation von Veranstaltungen, der Erstellung von Dokumenten und der Entwicklung von Compliance-Inhalten. Darüber hinaus gehören zu deinen Aufgaben die Durchführung von Recherchen, das Verfassen von Zusammenfassungen, die Organisation von Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie die Unterstützung des Compliance-Managements durch Berichtserstellung und Datenanalysen, um umsetzbare Erkenntnisse zu liefern.
• PROJEKTMANAGEMENT-UNTERSTÜTZUNG
• In dieser Rolle arbeitest du eng mit dem Compliance Project Manager zusammen, um Compliance-Projekte in der gesamten Organisation erfolgreich umzusetzen. Dazu gehören die Koordination von Initiativen, die Förderung der Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern, die Entwicklung von Projektplänen, das Nachverfolgen von Fortschritten und die Sicherstellung, dass alle Meilensteine termingerecht erreicht werden. Indem du Back-Office- und Projektmanagementaufgaben kombinierst, trägst du maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung zentraler Initiativen bei und förderst eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Teams.

Ihr Profil

Du bist ein weltoffener Mensch, der gerne unterstützt, und beschreibst dich selbst als Organisationstalent? Du bist ein echter Teamplayer, der die Fähigkeit mitbringt, starke und vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen? Du arbeitest gerne auf internationaler Ebene? Dann bist du bei uns genau richtig!

EXPERTISE

Hier zählen Erfahrung und bisher erbrachte Leistungen

Für die Rolle relevant:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HBLA-Matura, Lehre) oder Hochschulstudium.
• Einschlägige Erfahrung als Team Assistenz oder einer ähnlichen Funktion in einem internationalen Umfeld.
• Fließende Englischkenntnisse, Deutsch von Vorteil.
• Gute MS Office Kenntnisse und anderer relevanter Softwareprogramme wie SAP, Workflow-Applikationen und weiterer Anwendungen.
• Teamplayer mit ausgezeichneten Kommunikations- und interkulturellen Fähigkeiten sowie Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Proaktive Persönlichkeit, die Verbesserungspotenzial erkennt und qualitätsorientiert arbeitet.