Einleitung

Wir suchen ab dem 15.01.2026 eine/n Team Assistant HR & Office

Bei Rusta arbeiten wir als Team - einfach, mutig, engagiert und gemeinsam.

Damit das gelingt, brauchen wir Unterstützung in zwei unserer wichtigsten Bereiche: HR und Office Management.

Wir suchen eine Person, die Organisation liebt, den Überblick behält und Lust hat, in zwei zentralen Abteilungen den Alltag am Laufen zu halten.

Deine Aufgaben

Im Bereich HR unterstützt du uns, indem du...

• neue Mitarbeitende in unseren Systemen anlegst und Stammdaten pflegst
• Kündigungen bearbeitest und Check-Outs erstellst
• Personalunterlagen digital und analog ablegst
• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) abrufst und verwaltest
• die jährliche Mitarbeiterumfrage vorbereitest und organisatorisch begleitest

Im Office Management arbeitest du mit, indem du...

• Rechnungen bearbeitest und die vorbereitende Buchhaltung übernimmst
• Ablagen digital und manuell pflegst
• Reports erstellst und mit Vermietern korrespondierst
• Verträge organisierst und Reisen (Hotel, Bahn) koordinierst
• Büroeinkäufe und organisatorische Aufgaben übernimmst
• bei Store-Neueröffnungen unterstützt

Je nach Bedarf können weitere Aufgaben in beiden Bereichen dazukommen, z. B. bei Projekten, neuen Prozessen oder organisatorischen Themen, die zusätzliche Unterstützung erfordern.

Was du mitbringst

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in administrativen Tätigkeiten
• strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, Dinge zu ordnen, Prozesse zu stabilisieren und Aufgaben zu Ende zu bringen
• Flexibilität, dich zwischen HR und Office Management abzustimmen und deine Aufgaben eigenständig zu organisieren - zeitlich wie inhaltlich
• Offenheit, neue Systeme kennenzulernen und mit Tools wie DATEV und Quinyx zu arbeiten
• sichere Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Teams)
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, um sicher und professionell im Arbeitsalltag zu kommunizieren, gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit unseren internationalen Kolleg:innen, Schwedischkenntnisse sind ein Plus, aber kein Muss
• Teamgeist, Gelassenheit und eine Hands-on-Mentalität, denn unsere Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt, sondern im Aufbau. Wer Freude daran hat, Strukturen mitzugestalten und Ordnung zu schaffen, ist bei uns genau richtig

Was dich erwartet

23554 Lübeck (500 - Head Office)

Bewerbungsschluss: 2025-12-01

• eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe in zwei spannenden Unternehmensbereichen
• flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• die Möglichkeit einen Tag pro Woche im Homeoffice zu arbeiten
• befristete Anstellung bis September 2026
• 15 % Personalrabatt auf das gesamte Rusta-Sortiment
• Mental-Health-Benefit über Nilo für mentale Gesundheit und Wohlbefinden
• ein offenes, herzliches Team aus schwedischen und deutschen Kolleg:innen - viele in Teilzeit, mit ganz unterschiedlichen Hintergründen, aber dem gleichen Spirit: Wir halten zusammen, unterstützen uns gegenseitig und haben Spaß an unserer Arbeit

Kontakt

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen!

Bewirb dich einfach mit deinem Lebenslauf - alles Weitere besprechen wir persönlich.

E-Mail

Ansprechpartner

Julia Niebuhr

[email protected]

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Team Assistant HR & Office (befr. bis September 2026 / TZ 20 Std./Woche)