Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für die Organisations­einheit Studium und Lehre (SLE) ab sofort befristet bis 31.8.2027 eine/einen

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Team Abschlussdokumente des Studierendenservices

Teilzeit 50 %

Tätigkeitsbeschreibung

Das fünfköpfige Team Abschluss­dokumente des Studierenden­services dient als zentraler Ansprech­partner für die Absolvent*innen des KIT und die Fakultäts­mitarbeitenden bzgl. aller Fragen rund um die Abschluss­dokumente. In Ihrer Rolle übernehmen Sie dabei folgende Aufgaben:

• Kundenbetreung: Sie sind erste Ansprech­person für unsere Studierenden, Absolventinnen und Absolventen sowie Fakultäts­mitarbeitenden bei verschiedensten Frage­stellungen rund um die Ausstellung, Aushändigung Versand oder Zweit­ausfertigungen der Abschluss­dokumente.
• Expertise: Sie verantworten die Erstellung der Abschluss­dokumente (Zeugnisse, Urkunden, Diploma Supplements und Transcripts of Records) für die Absolvent*innen des KIT.
• Qualitätssicherung: Sie arbeiten an der kontinuierlichen Qualitäts­sicherung und Verbesserung mit und arbeiten zur Überprüfung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen der Team­leitung des Teams Abschluss­dokumente aktiv zu.
• Teamplaying: In Ihrem Team mit vier Kolleg*innen nehmen Sie die Anliegen auf, besprechen diese mit der Teamleitung oder leiten sie an die/den zuständigen Sach­bearbeiter*in innerhalb der Abteilung weiter.

Diese Stelle kann mit der anderen ausgeschriebenen 50%- SLE Stelle zu einer Vollzeitstelle kombiniert werden.

Ihre Qualifikation

• Sie haben eine abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung oder eine vergleich­bare Qualifikation und bringen bereits erste Berufs­erfahrung mit Kunden­kontakt mit.
• Eine strukturierte und selbst­ständige Arbeits­weise sowie ein hohes Maß an Organisations­geschick zeichnen Sie aus.
• Große Sorgfalt und Zuverlässig­keit, Freude am Umgang mit Menschen sowie Diskretion sind Ihre Stärken.
• Sie besitzen ein sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang sowie gute Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift.
• Die Zusammenarbeit im Team macht Ihnen Spaß und Sie bringen sich gerne in das Team ein.
• Beim Kundenkontakt haben Sie das richtige Gespür und Einfühlungs­vermögen.
• Sie besitzen idealerweise Kenntnisse über die Strukturen von Bachelor- und Master-Studien­gängen sowie über die rechtlichen Vorgaben oder praktische Berufs­erfahrungen im Hochschul­bereich bzw. im Verwaltungs­dienst sind von Vorteil.
• Des Weiteren besitzen Sie sehr gute MS Office-Kenntnisse.

Werden auch Sie

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bewerben Sie sich bitte online bis zum 03.12.2025 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 1319/2025 bei Frau Jana Kehrer, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Daniela Kurz, Telefon +49 721 608-42075.

Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu

KIT – Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft