Einleitung

Du gestaltest nicht nur Prozesse – du gestaltest, wie wir miteinander arbeiten und umgehen.

Wir wachsen – und wollen dabei nicht nur größer, sondern auch besser werden.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Personalverwaltung.

Wenn Du Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld mitbringst, bist Du bei uns genau richtig!

Ihre Aufgaben

Aufgaben

Was du bei uns

Assistenz der Geschäftsleitung:

• Du übernimmst die proaktive Steuerung seines Kalenders, priorisierst Anfragen, schirmst ihn ab ("Gatekeeping") und schaffst Freiräume für strategische Aufgaben.
• Du filterst und priorisierst E-Mails, bereitest Korrespondenz vor und übernimmst die Kommunikation mit internen und externen Partnern nach Abstimmung.
• Du bereitest strategische Meetings und Workshops vor (Agenda, Unterlagen) und übernimmst die Protokollnachbearbeitung sowie die konsequente Nachverfolgung von beschlossenen Maßnahmen.

Personal:

• Pflege von Personalakten und Unterstützung bei Recruiting-Prozessen
• Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitern und externen Partnern
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung unserer Personalprozesse und -strukturen
• Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Stellenausschreibungen sowie Einführung strukturierter Auswahlprozesse
• Kommunikation mit Bewerber:innen und Begleitung im Auswahlprozess
• Lohnvorerfassung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen (in Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro) - und erste Ansprechperson hierzu in unserem Unternehmen
• Dokumentation von Vereinbarungen und Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Themen (in Abstimmung mit Fachanwälten und Datenschutzbeauftragten)
• Mitarbeit an Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung, -bindung und Unternehmenskultur
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Weiterbildungsmaßnahmen und internen Formaten
• Operative Unterstützung bei kleineren Projekten im Bereich Change, Feedbackformate oder Talententwicklung

Controlling / Reporting:

• Du bist für die Aufbereitung von Kennzahlen (z.B. Projektstunden, Auslastung) zuständig und erstellst aussagekräftige Entscheidungsvorlagen und Präsentationen.
• Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Berichten

Hinweis: Durch die notwendige Abstimmung mit der Geschäftsleitung, Mitarbeitern und Geschäftspartnern sollte die Tätigkeit überwiegend am Vormittag stattfinden. Nach Absprache können einzelne Tätigkeiten auch zu anderen Zeiten erledigt werden

Dein Profil

• Du bringst Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz der Geschäftsleitung, Executive Assistant oder als Personalassistenz (m/w/d) mit Assistenzfokus mit.
• Du bist es gewohnt, als Vertrauensperson zu agieren und gehst mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten absolut sicher um.
• Du siehst nicht nur die Aufgaben, sondern auch die Zusammenhänge und denkst drei Schritte voraus. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert.
• Du hast ein gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und die Fähigkeit, Kennzahlen klar aufzubereiten und Prozesse zu definieren.
• Ein exzellenter Umgang mit MS Office 365 (insbesondere Excel, Outlook, Teams) ist für Dich selbstverständlich.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, gute Englischkenntnisse

Und: Lust, mit uns gemeinsam etwas

Wir bieten

Was du

• 100 % Remote – arbeite, wo du dich wohlfühlst
• Flexible Zeiteinteilung – ideal neben Studium, Familie oder Me-Time
• Ein Team, das dich ernst nimmt und deine Ideen hören will
• Faire Bezahlung im Rahmen eines Minijobs
• Die Chance, Strukturen mitzugestalten, die wirklich etwas bewegen

Klingt nach dir? Dann lass uns reden.

Wir freuen uns auf dich. Und auf das, was wir gemeinsam