Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik, Universität Stuttgart

Team- und Finanzassistenz (m/w/d) – flexibel in Vollzeit oder Teilzeit

Unbefristet | bis Entgeltgruppe E12 TV-L je nach Qualifikation | Campus Vaihingen | Start nach Vereinbarung

Die Universität Stuttgart steht für exzellente, weltweit anerkannte Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Mit über 22.000 Studierenden und mehr als 5.800 Beschäftigten sind wir eine verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer – und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt.

Forschung mit Weitblick, Lehre mit Begeisterung und ein Team, das zusammenhält – das ist das Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik an der Universität Stuttgart. Wir entwickeln die theoretischen Grundlagen, um das Verhalten komplexer technischer Systeme in voller Autonomie zu verstehen und vorherzusagen – etwa Raumfahrtraketen, selbstfahrende Fahrzeuge und neuartige biomedizinische Geräte – und entwerfen Regelungsstrategien, die deren sicheres und zuverlässiges Funktionieren gewährleisten. Was uns verbindet: Vertrauen, Teamgeist und die Überzeugung, gemeinsam mehr zu erreichen.

Werden Sie Teil unseres Teams:

Zur Verstärkung des Instituts suchen wir zum nächst­mög­lich­en Zeitpunkt zwei engagierte Kolleg*innen für die Team- und Finanzassistenz. Freuen Sie sich auf Gestaltungsspielraum, Eigenverantwortung und ein internationales, dynamisches Umfeld.

Ihre Aufgaben – Hier gestalten Sie mit

In dieser verantwortungsvollen und vielseitigen Rolle sind Sie zentrale Anlaufstelle für die organisatorischen, administrativen und finanziellen Aufgaben des Instituts. Gemeinsam im Tandem sorgen Sie dafür, dass Forschung, Lehre und Institutsbetrieb reibungslos ineinandergreifen.

• Sie unterstützen die Institutsleitung eigenverantwortlich und zuverlässig in allen Sekretariats- und Organisationsaufgaben.
• Sie übernehmen Aufgaben im Finanzmanagement des Instituts – von der Budgetplanung über die Mittelverwaltung bis zum Controlling und betreuen die Projektadministration nationaler und internationaler Forschungsprojekte.
• Sie steuern die Personalverwaltung des Instituts – von Einstellungen und Vertragsangelegenheiten bis zur Betreuung studentischer Hilfskräfte.
• Sie organisieren Lehrveranstaltungen, Konferenzen, Kolloquien, Sitzungen, Retreats und weitere institutsbezogene Veranstaltungen und sind Ansprechperson für internationale und nationale Gastwissenschaftler*innen.
• Sie managen die interne und externe Kommunikation des Instituts, einschließlich Webauftritt und Social Media.

Ihr Profil – Das bringen Sie mit

Sie sind engagiert, übernehmen gerne Verantwortung und haben Freude daran, in einem vielseitigen, internationalen Umfeld zu arbeiten. Sie verfügen über:

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Master bevorzugt) oder eine gleichwertige Qualifikation,
• fundierte Erfahrung in Finanz-, Verwaltungsaufgaben sowie ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten,
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift,
• eine strukturierte, zuverlässige und zugleich flexible Arbeitsweise,
• ein souveränes, freundliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit im Team,
• Aufgeschlossenheit für neue Aufgabenfelder, sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und hohe digitale Kompetenz; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.

Ihr Profil passt nicht ganz? Kein Problem – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Stärken gezielt weiterzuentwickeln.

Ihre Vorteile – Das erwartet Sie

• Sicher arbeiten, langfristig planen – mit unbefristeter Stelle im öffentlichen Dienst, zusätzlicher betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
• Flexibilität leben – durch flexible Arbeitszeiten und Modelle, die verschiedene Lebenssituationen unterstützen
• Familie und Beruf im Einklang – dank Kinderbetreuung, Ferienprogrammen und individueller Unterstützung durch Pflegelots*innen
• Mehr Zeit für sich – mit 30 Urlaubstagen, Gleittagen und zusätzlichen freien Tagen an Weihnachten und Silvester
• Gut starten, kontinuierlich wachsen – durch strukturiertes Onboarding und ein breites Fort- und Weiterbildungsangebot
• Nachhaltig unterwegs – mit Zuschüssen zu JobTicket und JobRad, sehr guter ÖPNV-Anbindung und der Ride-Sharing-Plattform Stuttgart fährt mit für Fahrgemeinschaften im Kolleg*innenkreis
• Gesund und ausgeglichen – mit vielfältigen Angeboten für Bewegung, Sport, mentale Gesundheit und Gesundheitsprävention
• Mehr Vorteile im Alltag – mit exklusiven Vergünstigungen für Mitarbeitende über Corporate Benefits

Finden Sie sich hier wieder?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen in einer PDF-Datei (Anschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) an

Herrn Professor Frank Allgöwer

[email protected]

Betreff: Team- und Finanzassistenz (m/w/d)

Bewerbungsschluss: 30.11.2025. Später eingehende Bewerbungen werden berücksichtigt, solange die Stellenanzeige noch online ist.

Wir behandeln Ihre Unterlagen selbstverständlich vertraulich. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier. Leider können wir keine Bewerbungs- oder Vorstellungskosten erstatten.

Sie haben noch Fragen?

Herr Professor Frank Allgöwer freut sich über Ihren Anruf unter 0711/685-67733 oder Ihre Mail an [email protected].

Gerne können Sie auch einen Blick auf unsere Homepage werfen: http://www.ist.uni-stuttgart.de.

Vielfalt und Chancengleichheit

Die Universität Stuttgart steht für Chancengleichheit und gelebte Vielfalt. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und berücksichtigen Menschen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung bevorzugt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

Jetzt bewerben und Karriere starten!

Machen Sie den nächsten Schritt – wir freuen uns darauf, Sie bald in unserem Team am Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik willkommen zu heißen!