Einleitung

Die Fidelitas Sicherheit und Bewachung GmbH ist Ihr zuverlässiger Partner in allen Belangen rund um Sicherheit und Bewachung. Wir suchen ab sofort eine engagierte Assistenz/Sekretärin (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung, des Betriebsleiters und der Bereichsleitung.

Ihre Aufgaben

- Anlage neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Weitergabe relevanter Daten an die Buchhaltung zur Anmeldung

- Kommunikation mit der Buchhaltung (z. B. Abklärung von Unterlagen, Statusabfragen)

- Sortierung eingehender Post und Weiterleitung an zuständige Bereiche bzw. Geschäftsführung

- Organisation und Planung von Terminen der Geschäftsführung und des Betriebsleiters

- Bereitstellung von Ordnern bei Forderungen; Aktenführung; Einscannen und Ablegen von Arbeitsverträgen und relevanten Dokumenten in strukturierte Ordner

- Allgemeine Bürotätigkeiten (Posteingang/-ausgang, Ablage, Kopieren, Scannen)

- Ansprechpartnerin für interne Abteilungen und externe Kontakte

- Pflege von Kontakten, Ablagesystemen und digitalen Akten

- Unterstützung bei personalbezogenen administrativen Tätigkeiten nach Bedarf

Ihr Profil

Ihr Profil- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook; ideal auch PowerPoint)

- Erfahrung im Personalwesen oder administrativen Personalbereich wünschenswert

- Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise

- Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild

- Organisationsstärke, Proaktivität und gute Kommunikationsfähigkeit

- Serviceorientierung und Teamfähigkeit

- Flexibilität und Bereitschaft zu gelegentlichen Mehrarbeitsstunden

- Idealerweise Grundkenntnisse zu Arbeitsverträgen, Lohn-/GehaltsdatenErgänzende Informationen:Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Lohn-, Gehalts-, Tarifwesen, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung

Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Microsoft Office, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Personalverwaltung, Personalwesen, Sekretariat

Wir bieten

Vergütung- Übertarifliche Bezahlung, verhandelbar nach Erfahrung und Leistung

Standort

- Karlsruhe

Arbeitszeit

- Vollzeit oder Teilzeit nach Absprache (flexible Gestaltung möglich)Wir bieten- Ein professionelles Arbeitsumfeld in einem wachsenden Unternehmen

- Eine attraktive Vergütung mit Steigerung

- Flexible Arbeitszeiten mit Sinn und Gestaltungsspielraum

- Übernahme von Verantwortung und spannende Aufgaben

- Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen sowie umfassende Einarbeitung

- Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Team