Über unsErfolg mitgestalten!Create a We

Wir sind ein international erfolgreich agierendes Unternehmen, das innovative Lösungen auf den Gebieten von Aromen, Düften, Pflanzenextrakten und Aromachemikalien für führende Hersteller der Nahrungsmittel-, Getränke-, Kosmetik- und Haushaltsprodukteindustrie entwickelt.Unser engagiertes und qualifiziertes Team ist die Basis für unseren Erfolg. Als international agierendes und innovatives Unternehmen verstehen wir es als unsere Aufgabe und Verpflichtung, alle Mitarbeiter*innen Tag für Tag zu fordern und zu unterstützen.Werden Sie Teil unseres Teams und unseres Erfolgs!

Ihre Aufgaben

• Kalender‑ & Terminmanagement für das Projektteam, inkl. Jour‑fixe, Gremien, Steering Committees

• Anfänglicher Fokus auf ERP-Umstellung

• Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung von Unterlagen (Präsentationen, Protokolle, Entscheidungsvorlagen)

• Koordination von Unterschrifts‑/Freigabeprozessen (z. B. Bestellungen, Change Requests, Verträge) inkl. Nachverfolgung

• Einkaufsvorbereitung: Angebotsvergleiche, Budgetpflege, einfache Bestellungen im ERP

• On‑/Offboarding‑Orga (Checklisten, Gerätebereitstellung, Berechtigungsanträge) in Zusammenarbeit mit den Admin‑Teams

• Organisation von Workshops, Schulungen, Team‑Events; Reisemanagement, Abrechnung

• Pflege von Wissensdatenbanken, Confluence, SharePoint (Vorlagen, Policies, IT‑Prozesse) etc.

• Datenschutz & Compliance‑Unterstützung: Dokumentationspflege, TOMs‑Nachweise, Audit‑Vorbereitung

• Risiko‑/ Issue‑/ Change‑Log führen, Entscheidungen dokumentieren, Follow‑ups nachhalten

• Verantwortung für die Projektkommunikation: Kick‑offs, Protokolle, Stakeholder‑Updates, Release‑Notes

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz‑/Office‑Erfahrung

• Sehr gute Organisations-, Priorisierungsfähigkeiten und Kommunikationsstärke

• Sicher in MS 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), SharePoint/OneDrive

• Idealerweise ein Grundverständnis in IT‑Prozessen (ITIL‑Basics), DSGVO‑Awareness und Erfahrung mit Jira/Confluence, Microsoft Dev-Ops und oder Trovarit Matchmaker

• Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch in Wort und Schrift

Warum wir?

• Unbefristeter Arbeitsvertrag

• 30 Tage Urlaub

• Monatlicher steuerfreier Sachbezug in Höhe von 50 € in Form von Gutscheinen

• Die Wahlmöglichkeit zwischen JOB-Lunch, JOB-Ticket oder JOB-Rad, mit bis zu 30 € Zuschuss pro Monat

• Corporate Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge mit 20%- Arbeitgeberzuschuss

• Home Office-Regelung

• Sonderurlaubstage

• Firmen- und Teamevents

• Überdachter und videoüberwachter Fahrradparkplatz

• Kostenloser PKW-Parkplatz

• Getränkeversorgung (Wasser)

• Bibliothek & Lesesaal sowie E-Book-Angebot

• Weiterbildungsmöglichkeiten sowie intensive Einarbeitung durch ein erfahrenes Team